Wie Nexodus Clean Leistungsnachweise über mehrere Standorte hinweg organisiert

Das Unternehmen

Nexodus Clean ist ein landesweit tätiges Facility-Service-Unternehmen, das gewerbliche und private Reinigung, Gebäudereinigung und Gebäudeinstandhaltung anbietet. Es gehört zu einer Gruppe von drei verbundenen Organisationen, zu der auch Nexodus BPO Inc. und das Nexodus Institute zählen – eine nach Section 501(c)(3) anerkannte gemeinnützige Organisation, die sich mit Unterbeschäftigung befasst. Gemeinsam unterstützen diese Organisationen Gebäude, Unternehmen und Fachkräfte in den gesamten Vereinigten Staaten.

Die Herausforderung

Bevor Nexodus Clean Timemark kennenlernte, nutzten die Mitarbeitenden die Systemkamera ihrer Telefone. Fotos mussten manuell hin- und hergeschickt werden, was mitunter zu fehlenden Inhalten, verspäteten Übermittlungen und über verschiedene Geräte verstreuten Dateien führte.

Der Telefonspeicher war ein weiteres wiederkehrendes Problem. Mitarbeitenden ging während der Dokumentation gelegentlich der Speicherplatz aus, und Nexodus musste für iCloud-Speicher aufkommen oder die Kosten für Google-Drive-Speicher erstatten.

Die Organisation verwaltete Dokumente und Fotos mit SharePoint. Das Hochladen von Fotos in bestimmte SharePoint-Ordner setzte jedoch Vertrautheit mit Microsoft-Produkten voraus. Für Mitarbeitende mit weniger technischer Erfahrung entstand dadurch eine weitere Hürde, Leistungsnachweise zuverlässig einzureichen.

Nexodus wollte SharePoint für die administrative Fotoverwaltung beibehalten und seinen Teams zugleich einen einfacheren Weg geben, Nachweise direkt vom Telefon aus zu erfassen und einzureichen.

Die Lösung

Eindeutiger Leistungsnachweis

Mitarbeitende können mit Fotos mit Zeitstempel und Geotag dokumentieren, was erledigt wurde, wann es erledigt wurde und wo die Leistung erbracht wurde. Uhrzeit und GPS-Standort erscheinen direkt auf jedem Foto und geben Nexodus bei der Prüfung von Leistungsnachweisen klareren Kontext.

Vom Telefon im Außendienst direkt in Teamspace

Im Außendienst aufgenommene Fotos können automatisch in Teamspace hochgeladen werden. Statt Mitarbeitende zu bitten, Fotos manuell zu versenden, kann die Organisation Leistungsnachweise an einem gemeinsamen Ort halten und sie nach Projekt, Standort und Mitglied ordnen.

Mitarbeitende können Fotos außerdem in Teamspace speichern, ohne eine weitere Kopie in der Kamerarolle ihres Telefons zu behalten. Das löst unmittelbar die Probleme mit verlorenen Fotos und knappem Telefonspeicher, die Nexodus mit den nativen Kamera-Apps hatte.

Eine einfachere mobile Ebene für SharePoint

Timemark bietet Mitarbeitenden einen einfacheren Weg, Fotos aufzunehmen, während SharePoint Teil des administrativen Ablaufs bleibt.

Über die SharePoint-Integration von Timemark können die Fotos auch in dem System abgelegt werden, das die Organisation bereits nutzt. Mitarbeitende müssen sich nicht durch SharePoint-Ordner navigieren, wann immer sie eine Leistung dokumentieren, während das Verwaltungsteam seine Dateien weiterhin im bestehenden System verwalten kann.

Ordnung nach Standort

Nexodus ist an mehreren Standorten tätig, wobei sich der Großteil der Aktivität auf die Ostküste und den Mittleren Westen konzentriert. In Timemark kann die Organisation Projekte nach Standort anlegen, sodass Fotos aus verschiedenen Regionen getrennt bleiben und leichter zu prüfen sind.

Unterstützung einer gemeinnützigen Organisation während der Testphase

Nachdem Timemark mehr über die Verbindung von Nexodus Clean zur gemeinnützigen Nexodus Institute erfahren hatte, stellte Timemark den Zugang kostenfrei zur Verfügung, solange sich die Finanzierung noch stabilisiert. So kann das Team die Plattform ohne unmittelbaren finanziellen Druck nutzen – ein Ausdruck des Engagements von Timemark für gemeinnützige Organisationen und die Gemeinschaften, denen sie dienen.

Bevorzugte Funktionen: Zeitstempel und Standortkennzeichnung, zentrale Fotoverwaltung, SharePoint-Integration