Nexodus Clean 如何在多個據點之間有條理地保存服務憑證

公司簡介

Nexodus Clean 是一家業務遍及全美的設施服務公司，提供商業與住宅清潔、大樓清潔及設施維護服務。該公司隸屬於三家關係機構所組成的集團，另外兩家是 Nexodus BPO Inc. 以及 Nexodus Institute——後者是依美國稅法 501(c)(3) 條款認定的非營利組織，致力於改善就業不足問題。這三家機構共同服務全美各地的設施、企業與專業人士。

面臨的問題

在接觸 Timemark 之前，Nexodus Clean 的員工都是用手機內建相機拍照。照片必須人工來回傳送，有時會出現內容缺漏、回報延遲，檔案也分散在不同裝置上。

手機儲存空間是另一個反覆出現的問題。員工有時在記錄服務過程中就把空間用完了，Nexodus 因此得付 iCloud 的儲存費用，或是補貼員工的 Google Drive 儲存費。

該公司原本以 SharePoint 管理文件與照片，但要把照片上傳到指定的 SharePoint 資料夾，得先熟悉微軟的產品操作。對於不擅長使用科技工具的員工來說，這又多了一道門檻，導致服務憑證難以穩定回報。

Nexodus 希望行政端繼續使用 SharePoint 管理照片，同時讓現場人員有一個更簡單的方式，直接用手機拍照並送出紀錄。

解決方式

清楚的服務憑證

員工可以用帶有時間與定位的照片記錄完成了什麼、何時完成、以及服務在哪裡執行。時間與 GPS 位置會直接顯示在每張照片上，讓 Nexodus 在檢視服務憑證時能掌握更清楚的脈絡。

現場手機直接進到 Teamspace

在現場拍下的照片可以自動上傳到 Teamspace。公司不必再要求員工手動傳送照片，而是把服務紀錄集中在同一個共享空間，並依專案、地點與成員分類整理。

員工也可以只把照片存進 Teamspace，不必在手機相簿裡再留一份。這直接解決了 Nexodus 過去使用內建相機時遇到的照片遺失與空間不足問題。

為 SharePoint 加上更簡單的行動層

Timemark 讓員工用更簡單的方式拍照，而 SharePoint 仍然是行政流程的一環。

透過 Timemark 的 SharePoint 整合，照片同樣可以存放在公司原本就在使用的系統裡。員工每次記錄服務時不必再自行操作 SharePoint 的資料夾，行政團隊則能繼續在既有系統中管理檔案。

依地點整理

Nexodus 在多個據點營運，業務主要集中在美國東岸與中西部。在 Timemark 裡，公司可以依地點建立專案，讓不同區域的照片彼此分開，檢視起來更容易。

評估期間對非營利組織的支持

在進一步了解 Nexodus Clean 與非營利組織 Nexodus Institute 的關係之後，Timemark 決定在其資金尚未穩定的這段期間提供免費使用權。這讓團隊可以先開始使用平台，不必立刻承擔費用壓力，也體現了 Timemark 對非營利組織及其服務社群的支持。

最常用的功能：時間與地點浮水印、集中管理照片、SharePoint 整合