Cách Nexodus Clean tổ chức bằng chứng dịch vụ trên nhiều địa điểm

Giới thiệu công ty

Nexodus Clean là công ty dịch vụ quản lý cơ sở vật chất hoạt động trên toàn quốc, cung cấp dịch vụ vệ sinh thương mại và dân dụng, dịch vụ tạp vụ và bảo trì cơ sở. Công ty thuộc một nhóm gồm ba tổ chức liên kết, trong đó có Nexodus BPO Inc. và Nexodus Institute, một tổ chức phi lợi nhuận được công nhận theo Mục 501(c)(3), tập trung giải quyết tình trạng thiếu việc làm. Cùng nhau, các tổ chức này hỗ trợ các cơ sở, doanh nghiệp và chuyên gia trên khắp Hoa Kỳ.

Thách thức

Trước khi biết đến Timemark, nhân viên của Nexodus Clean dùng camera hệ thống trên điện thoại. Ảnh phải gửi qua lại thủ công, đôi khi dẫn đến thiếu nội dung, nộp muộn và tệp bị phân tán trên nhiều thiết bị.

Dung lượng điện thoại là một vấn đề lặp lại khác. Nhân viên đôi khi hết dung lượng ngay khi đang ghi hình công việc, và Nexodus phải trả tiền cho iCloud hoặc hoàn lại chi phí dung lượng Google Drive.

Tổ chức này dùng SharePoint để quản lý tài liệu và ảnh. Tuy nhiên, việc tải ảnh vào đúng thư mục SharePoint đòi hỏi phải quen thuộc với các sản phẩm của Microsoft. Với những nhân viên ít thành thạo công nghệ, đây lại là một rào cản nữa khiến việc nộp bằng chứng dịch vụ không đều đặn.

Nexodus muốn giữ SharePoint cho việc quản lý ảnh ở khối hành chính, đồng thời cho đội ngũ hiện trường một cách đơn giản hơn để chụp và gửi hồ sơ ngay từ điện thoại.

Giải pháp

Bằng chứng dịch vụ rõ ràng

Nhân viên có thể dùng ảnh có dấu thời gian và vị trí để ghi lại công việc nào đã hoàn thành, hoàn thành khi nào và dịch vụ được thực hiện ở đâu. Thời gian và vị trí GPS hiển thị trực tiếp trên từng bức ảnh, giúp Nexodus có bối cảnh rõ ràng hơn khi rà soát bằng chứng dịch vụ.

Từ điện thoại ngoài hiện trường vào thẳng Teamspace

Ảnh chụp ngoài hiện trường có thể tự động tải lên Teamspace. Thay vì yêu cầu nhân viên gửi ảnh thủ công, tổ chức có thể giữ hồ sơ dịch vụ trong một không gian chung và sắp xếp theo dự án, địa điểm và thành viên.

Nhân viên cũng có thể lưu ảnh vào Teamspace mà không cần giữ thêm một bản trong thư viện ảnh của điện thoại. Điều này xử lý trực tiếp vấn đề mất ảnh và hết dung lượng mà Nexodus gặp phải khi dùng ứng dụng camera mặc định.

Một lớp di động đơn giản hơn cho SharePoint

Timemark mang lại cho nhân viên một cách chụp ảnh đơn giản hơn, trong khi SharePoint vẫn là một phần của quy trình hành chính.

Thông qua tích hợp SharePoint của Timemark, ảnh cũng có thể được lưu trong hệ thống mà tổ chức đang dùng. Nhân viên không phải lần mò qua các thư mục SharePoint mỗi lần ghi nhận một công việc, còn bộ phận hành chính vẫn tiếp tục quản lý tệp trên hệ thống hiện có.

Sắp xếp theo địa điểm

Nexodus hoạt động tại nhiều địa điểm, phần lớn tập trung ở Bờ Đông và vùng Trung Tây. Trong Timemark, tổ chức có thể tạo dự án theo địa điểm để ảnh từ các khu vực khác nhau luôn tách bạch và dễ rà soát hơn.

Hỗ trợ một tổ chức phi lợi nhuận trong giai đoạn dùng thử

Sau khi tìm hiểu thêm về mối liên hệ giữa Nexodus Clean và tổ chức phi lợi nhuận Nexodus Institute, Timemark đã cung cấp quyền truy cập miễn phí trong lúc nguồn tài trợ của họ dần ổn định. Điều này cho phép đội ngũ bắt đầu sử dụng nền tảng mà không chịu áp lực tài chính tức thời, và thể hiện cam kết của Timemark với các tổ chức phi lợi nhuận cùng cộng đồng mà họ phục vụ.

Tính năng yêu thích: đóng dấu thời gian và vị trí, quản lý ảnh tập trung, tích hợp SharePoint