Nexodus Clean이 여러 지역의 서비스 증빙을 체계적으로 관리하는 방법

회사 소개

Nexodus Clean은 상업 및 주거용 청소, 미화 서비스, 시설 유지보수를 제공하는 전국 단위 시설관리 기업입니다. 이 회사는 세 개의 관계 조직으로 이루어진 그룹에 속해 있으며, 여기에는 Nexodus BPO Inc.와 불완전고용 문제 해결에 힘쓰는 501(c)(3) 인증 비영리단체 Nexodus Institute도 포함됩니다. 이들 조직은 함께 미국 전역의 시설과 기업, 전문 인력을 지원하고 있습니다.

해결해야 했던 문제

Timemark를 알기 전까지 Nexodus Clean의 작업자들은 휴대폰 기본 카메라를 사용했습니다. 사진을 일일이 주고받아야 했기 때문에 내용이 빠지거나 제출이 늦어지고, 파일이 여러 기기에 흩어지는 일이 생겼습니다.

휴대폰 저장 공간도 반복되는 문제였습니다. 작업자들이 서비스를 기록하는 도중 공간이 부족해지는 경우가 있었고, Nexodus는 iCloud 저장 공간을 결제하거나 Google Drive 저장 비용을 대신 부담해야 했습니다.

이 조직은 문서와 사진을 SharePoint로 관리하고 있었습니다. 하지만 지정된 SharePoint 폴더에 사진을 올리려면 Microsoft 제품에 익숙해야 했습니다. 기술이 익숙하지 않은 작업자에게는 이것이 또 하나의 장벽이 되어, 서비스 증빙을 꾸준히 제출하기 어려웠습니다.

Nexodus는 관리 업무에서는 SharePoint를 계속 쓰면서, 현장 인력에게는 휴대폰으로 바로 촬영하고 기록을 보낼 수 있는 더 간단한 방법을 주고자 했습니다.

해결 방법

명확한 서비스 증빙

작업자는 시간과 위치가 기록된 사진으로 무엇을 완료했는지, 언제 완료했는지, 어디에서 서비스가 이루어졌는지 남길 수 있습니다. 시간과 GPS 위치가 사진에 직접 표시되기 때문에 Nexodus가 증빙을 검토할 때 맥락을 더 분명하게 파악할 수 있습니다.

현장 휴대폰에서 Teamspace로 바로

현장에서 촬영한 사진은 Teamspace로 자동 업로드될 수 있습니다. 작업자에게 사진을 일일이 보내달라고 요청하는 대신, 서비스 기록을 하나의 공유 공간에 모아 프로젝트와 지역, 구성원별로 정리할 수 있습니다.

작업자는 휴대폰 사진첩에 사본을 남기지 않고 Teamspace에만 저장할 수도 있습니다. 기본 카메라 앱을 쓰면서 겪던 사진 분실과 저장 공간 부족 문제가 이것으로 바로 해결됩니다.

SharePoint를 위한 더 간단한 모바일 레이어

Timemark는 작업자가 더 간단하게 사진을 찍을 수 있게 해주고, SharePoint는 관리 업무 흐름의 한 축으로 그대로 남습니다.

Timemark의 SharePoint 연동을 통해 사진은 조직이 이미 쓰고 있는 시스템에도 그대로 보관됩니다. 작업자는 서비스를 기록할 때마다 SharePoint 폴더를 찾아 들어갈 필요가 없고, 관리 팀은 기존 시스템에서 파일을 계속 관리할 수 있습니다.

지역별 정리

Nexodus는 여러 지역에서 사업을 운영하며, 활동은 주로 동부 해안과 중서부에 집중되어 있습니다. Timemark에서는 지역을 기준으로 프로젝트를 만들 수 있어 지역별 사진이 서로 섞이지 않고 검토하기도 쉬워집니다.

도입 검토 기간 동안의 비영리단체 지원

Nexodus Clean이 비영리단체 Nexodus Institute와 연결되어 있다는 점을 알게 된 뒤, Timemark는 이들의 재정이 안정될 때까지 무상으로 이용할 수 있도록 했습니다. 덕분에 현장 인력은 당장의 비용 부담 없이 플랫폼을 쓰기 시작할 수 있으며, 이는 비영리단체와 그들이 돌보는 지역사회를 지원하겠다는 Timemark의 방침을 보여줍니다.

즐겨 쓰는 기능: 시간 및 위치 표시, 사진 통합 관리, SharePoint 연동