كيف تحافظ Nexodus Clean على تنظيم إثبات الخدمة عبر مواقع متعددة

نبذة عن الشركة

Nexodus Clean شركة خدمات مرافق تعمل على مستوى الولايات المتحدة، وتقدّم خدمات التنظيف التجاري والسكني وخدمات النظافة العامة وصيانة المرافق. وهي جزء من مجموعة تضم ثلاث مؤسسات مرتبطة، من بينها Nexodus BPO Inc. و Nexodus Institute، وهي مؤسسة غير ربحية معتمدة بموجب المادة 501(c)(3) وتعنى بمعالجة قضية العمالة الناقصة. وتخدم هذه المؤسسات مجتمعةً المرافق والشركات والمهنيين في مختلف أنحاء الولايات المتحدة.

التحدي

قبل التعرّف على Timemark، كان العاملون في Nexodus Clean يستخدمون كاميرا الهاتف الافتراضية. وكان لا بد من تبادل الصور يدوياً، ما أدى أحياناً إلى نقص في المحتوى وتأخّر في التسليم وتشتّت الملفات بين أجهزة مختلفة.

وكانت مساحة تخزين الهاتف مشكلة متكررة أخرى. فقد كانت المساحة تنفد أحياناً أثناء توثيق الخدمة، واضطرت Nexodus إلى دفع تكاليف تخزين iCloud أو تعويض تكلفة تخزين Google Drive.

كانت المؤسسة تستخدم SharePoint لإدارة المستندات والصور. غير أن رفع الصور إلى مجلدات محددة في SharePoint كان يتطلب إلماماً بمنتجات Microsoft. وبالنسبة للعاملين الأقل اعتياداً على التقنية، شكّل ذلك عائقاً إضافياً أمام تقديم إثبات الخدمة بانتظام.

أرادت Nexodus الإبقاء على SharePoint لإدارة الصور على المستوى الإداري، مع منح فرقها الميدانية طريقة أبسط لالتقاط السجلات وإرسالها من هواتفهم مباشرة.

الحل

إثبات خدمة واضح

يمكن للعاملين استخدام صور موسومة بالوقت والموقع الجغرافي لتوثيق ما تم إنجازه ومتى أُنجز وأين قُدّمت الخدمة. ويظهر الوقت وموقع GPS على كل صورة مباشرة، ما يمنح Nexodus سياقاً أوضح عند مراجعة إثبات الخدمة.

من هواتف الميدان إلى Teamspace مباشرة

يمكن رفع الصور الملتقطة في الميدان تلقائياً إلى Teamspace. وبدلاً من مطالبة العاملين بإرسال الصور يدوياً، يمكن للمؤسسة الاحتفاظ بسجلات الخدمة في مساحة مشتركة واحدة وتنظيمها حسب المشروع والموقع والعضو.

كما يمكن للعاملين حفظ الصور في Teamspace دون الاحتفاظ بنسخة أخرى في ألبوم الهاتف. وهذا يعالج مباشرة مشكلتي ضياع الصور وامتلاء مساحة التخزين اللتين واجهتهما Nexodus مع تطبيقات الكاميرا الافتراضية.

طبقة أبسط على الهاتف فوق SharePoint

يمنح Timemark العاملين طريقة أبسط لالتقاط الصور، بينما يظل SharePoint جزءاً من سير العمل الإداري.

ومن خلال تكامل Timemark مع SharePoint، يمكن أيضاً حفظ الصور داخل النظام الذي تستخدمه المؤسسة أصلاً. فلا يحتاج العاملون إلى التنقّل بين مجلدات SharePoint في كل مرة يوثّقون فيها خدمة، بينما يواصل الفريق الإداري إدارة الملفات عبر نظامه الحالي.

التنظيم حسب الموقع

تعمل Nexodus في مواقع متعددة، ويتركّز معظم نشاطها في الساحل الشرقي والغرب الأوسط. وداخل Timemark، يمكن للمؤسسة إنشاء مشاريع بحسب الموقع بحيث تبقى صور كل منطقة منفصلة وأسهل في المراجعة.

دعم مؤسسة غير ربحية خلال فترة التقييم

بعد أن تعرّفت Timemark أكثر على ارتباط Nexodus Clean بمؤسسة Nexodus Institute غير الربحية، أتاحت لها الوصول مجاناً ريثما يستقر تمويلها. وهذا يتيح لفريق العمل البدء باستخدام المنصة دون ضغط مالي فوري، ويعكس التزام Timemark بدعم المؤسسات غير الربحية والمجتمعات التي تخدمها.

الميزات المفضّلة: وسم الوقت والموقع، إدارة مركزية للصور، التكامل مع SharePoint