Nexodus Clean จัดระเบียบหลักฐานการให้บริการข้ามหลายพื้นที่ได้อย่างไร

เกี่ยวกับบริษัท

Nexodus Clean เป็นบริษัทบริการด้านอาคารสถานที่ที่ให้บริการทั่วประเทศ ครอบคลุมงานทำความสะอาดเชิงพาณิชย์และที่พักอาศัย งานแม่บ้าน และงานบำรุงรักษาอาคาร บริษัทอยู่ในกลุ่มองค์กรสามแห่งที่เกี่ยวข้องกัน ซึ่งรวมถึง Nexodus BPO Inc. และ Nexodus Institute องค์กรไม่แสวงหากำไรที่ได้รับการรับรองตามมาตรา 501(c)(3) ซึ่งมุ่งแก้ปัญหาการทำงานต่ำกว่าศักยภาพ ทั้งสามองค์กรร่วมกันให้บริการแก่อาคารสถานที่ ธุรกิจ และผู้ประกอบวิชาชีพทั่วสหรัฐอเมริกา

โจทย์ที่เจอ

ก่อนรู้จัก Timemark พนักงานของ Nexodus Clean ใช้กล้องของระบบบนโทรศัพท์ ภาพต้องส่งไปมาด้วยมือ ซึ่งบางครั้งทำให้เนื้อหาตกหล่น ส่งงานล่าช้า และไฟล์กระจัดกระจายอยู่ตามอุปกรณ์ต่าง ๆ

พื้นที่เก็บข้อมูลบนโทรศัพท์เป็นอีกปัญหาที่เกิดซ้ำ พนักงานบางครั้งพื้นที่เต็มระหว่างบันทึกงาน และ Nexodus ต้องจ่ายค่าพื้นที่ iCloud หรือคืนเงินค่าพื้นที่ Google Drive ให้

องค์กรใช้ SharePoint ในการจัดการเอกสารและรูปภาพ แต่การอัปโหลดภาพเข้าโฟลเดอร์ SharePoint ที่กำหนดนั้นต้องคุ้นเคยกับผลิตภัณฑ์ของ Microsoft สำหรับพนักงานที่ไม่ถนัดเทคโนโลยี สิ่งนี้กลายเป็นอุปสรรคอีกชั้นที่ทำให้ส่งหลักฐานการให้บริการได้ไม่สม่ำเสมอ

Nexodus ต้องการใช้ SharePoint สำหรับการจัดการภาพในฝั่งธุรการต่อไป พร้อมกับให้ทีมหน้างานมีวิธีที่ง่ายกว่าในการถ่ายและส่งบันทึกจากโทรศัพท์

ทางออก

หลักฐานการให้บริการที่ชัดเจน

พนักงานสามารถใช้ภาพที่มีเวลาและพิกัดกำกับเพื่อบันทึกว่าทำอะไรเสร็จ เสร็จเมื่อใด และให้บริการที่ไหน เวลาและตำแหน่ง GPS จะปรากฏบนภาพโดยตรง ทำให้ Nexodus เห็นบริบทชัดเจนขึ้นเวลาตรวจสอบหลักฐาน

จากโทรศัพท์หน้างานเข้าสู่ Teamspace

ภาพที่ถ่ายหน้างานสามารถอัปโหลดเข้า Teamspace ได้โดยอัตโนมัติ แทนที่จะให้พนักงานส่งภาพเอง องค์กรสามารถเก็บบันทึกการให้บริการไว้ในพื้นที่ส่วนกลาง และจัดเรียงตามโครงการ พื้นที่ และสมาชิกได้

พนักงานยังบันทึกภาพเข้า Teamspace ได้โดยไม่ต้องเก็บอีกชุดไว้ในคลังภาพของโทรศัพท์ ซึ่งแก้ปัญหาภาพหายและพื้นที่เต็มที่ Nexodus เจอตอนใช้แอปกล้องของเครื่องได้โดยตรง

ชั้นการใช้งานบนมือถือที่ง่ายขึ้นสำหรับ SharePoint

Timemark ให้พนักงานถ่ายภาพได้ง่ายขึ้น ขณะที่ SharePoint ยังคงเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนงานธุรการ

ผ่านการเชื่อมต่อกับ SharePointของ Timemark ภาพยังถูกจัดเก็บในระบบที่องค์กรใช้อยู่เดิมได้ พนักงานไม่ต้องไล่หาโฟลเดอร์ SharePoint ทุกครั้งที่บันทึกงาน ส่วนทีมธุรการก็ยังจัดการไฟล์ผ่านระบบเดิมได้ตามปกติ

จัดระเบียบตามพื้นที่

Nexodus ดำเนินงานในหลายพื้นที่ โดยกิจกรรมส่วนใหญ่กระจุกตัวอยู่ที่ชายฝั่งตะวันออกและแถบมิดเวสต์ ใน Timemark องค์กรสามารถสร้างโครงการตามพื้นที่ เพื่อให้ภาพจากแต่ละเขตแยกจากกันและตรวจสอบได้ง่ายขึ้น

การสนับสนุนองค์กรไม่แสวงหากำไรระหว่างช่วงทดลองใช้

หลังได้ทราบถึงความเชื่อมโยงระหว่าง Nexodus Clean กับองค์กรไม่แสวงหากำไร Nexodus Institute ทาง Timemark จึงมอบสิทธิ์ใช้งานฟรีในช่วงที่เงินทุนของพวกเขายังไม่มั่นคง ทำให้ทีมเริ่มใช้แพลตฟอร์มได้โดยไม่มีภาระค่าใช้จ่ายทันที และสะท้อนความตั้งใจของ Timemark ที่จะสนับสนุนองค์กรไม่แสวงหากำไรและชุมชนที่พวกเขาดูแล

ฟีเจอร์ที่ใช้บ่อย: การประทับเวลาและตำแหน่ง, การจัดการภาพแบบรวมศูนย์, การเชื่อมต่อกับ SharePoint