Como a Nexodus Clean mantém a comprovação de serviço organizada em vários locais

Sobre a empresa

A Nexodus Clean é uma empresa de serviços prediais de atuação nacional que oferece limpeza comercial e residencial, serviços de conservação e manutenção predial. Faz parte de um grupo de três organizações relacionadas que inclui também a Nexodus BPO Inc. e o Nexodus Institute, uma organização sem fins lucrativos reconhecida pela Seção 501(c)(3), voltada ao enfrentamento do subemprego. Juntas, essas organizações atendem instalações, empresas e profissionais em todo o território dos Estados Unidos.

O desafio

Antes de conhecer a Timemark, os profissionais da Nexodus Clean usavam a câmera do sistema em seus celulares. As fotos precisavam ser enviadas manualmente de um lado para outro, o que às vezes resultava em conteúdo faltando, envios atrasados e arquivos espalhados por diferentes dispositivos.

O armazenamento do celular era outro problema recorrente. Às vezes os profissionais ficavam sem espaço durante a documentação dos serviços, e a Nexodus precisava pagar pelo armazenamento do iCloud ou reembolsar o custo do armazenamento do Google Drive.

A organização usava o SharePoint para gerenciar documentos e fotos. No entanto, enviar fotos para pastas específicas do SharePoint exigia familiaridade com os produtos da Microsoft. Para os profissionais com menos desenvoltura tecnológica, isso criava mais uma barreira para enviar a comprovação de serviço com regularidade.

A Nexodus queria manter o SharePoint para a gestão administrativa das fotos e, ao mesmo tempo, dar às suas equipes uma forma mais simples de capturar e enviar registros pelo celular.

A solução

Comprovação de serviço clara

Os profissionais podem usar fotos com data, hora e geolocalização para documentar o que foi concluído, quando foi concluído e onde o serviço foi prestado. O horário e a localização por GPS aparecem diretamente em cada foto, dando à Nexodus um contexto mais claro na hora de revisar a comprovação de serviço.

Do celular em campo direto para o Teamspace

As fotos capturadas em campo podem ser enviadas automaticamente para o Teamspace. Em vez de pedir que os profissionais enviem as fotos manualmente, a organização pode manter os registros de serviço em um espaço compartilhado e organizá-los por projeto, local e integrante.

Os profissionais também podem salvar fotos no Teamspace sem manter outra cópia no rolo da câmera do celular. Isso resolve diretamente os problemas de perda de fotos e de armazenamento que a Nexodus enfrentava com os aplicativos de câmera nativos.

Uma camada móvel mais simples para o SharePoint

A Timemark oferece aos profissionais uma forma mais simples de capturar fotos, enquanto o SharePoint continua fazendo parte do fluxo administrativo.

Por meio da integração com o SharePoint da Timemark, as fotos também podem ficar armazenadas no sistema que a organização já utiliza. Os profissionais não precisam navegar pelas pastas do SharePoint sempre que documentam um serviço, enquanto a equipe administrativa segue gerenciando os arquivos no sistema existente.

Organização por local

A Nexodus atua em vários locais, com a maior parte da atividade concentrada na Costa Leste e no Meio-Oeste. Na Timemark, a organização pode criar projetos por local, de modo que as fotos de diferentes regiões permaneçam separadas e mais fáceis de revisar.

Apoio a uma organização sem fins lucrativos durante a avaliação

Depois de conhecer melhor a ligação da Nexodus Clean com a organização sem fins lucrativos Nexodus Institute, a Timemark ofereceu acesso gratuito enquanto o financiamento se estabiliza. Isso permite que a equipe comece a usar a plataforma sem pressão financeira imediata e reflete o compromisso da Timemark com organizações sem fins lucrativos e com as comunidades que elas atendem.

Recursos favoritos: marcação de data, hora e local, gestão centralizada de fotos, integração com o SharePoint