Dokumentation von Liefer- und Inspektionsfotos vereinfachen

Unternehmensüberblick

Kitchen and Bath Creations (KBC) ist ein Unternehmen für Küchen- und Badschränke im Mittelatlantikraum. Seit 2003 arbeitet KBC mit Hausbesitzern und Fachleuten der Branche zusammen und bietet Standardschränke, teilindividuelle und individuelle Schränke, Arbeitsplatten, Zubehör, Planungsleistungen, Lieferung und Unterstützung bei der Montage an.

KBC arbeitet für Einfamilienhausbauer, Mehrfamilienhausbauer, Umbauunternehmen, Wohnungsverwaltungen, Handwerksprofis und Hausbesitzer. Das Unternehmen setzt auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, pünktliche Lieferung, praktische Gestaltungsideen und Schranklösungen, die zum Budget und den funktionalen Anforderungen jedes Projekts passen.

Die Herausforderungen

Die hohen Ansprüche von KBC an Qualität und Kundenservice machen Inspektionsfotos zu einem wichtigen Teil des Lieferablaufs. Schränke werden oft geliefert, bevor Bodenbeläge und andere Arbeiten vor Ort abgeschlossen sind. Das bedeutet, dass andere Gewerke den Bereich betreten können, nachdem KBC ihn verlassen hat. Inspektionsfotos helfen KBC zu zeigen, was geliefert wurde, in welchem Zustand die Schränke bei der Lieferung waren und wann die Arbeiten dokumentiert wurden. Wenn später Schäden festgestellt werden, braucht KBC einen klaren Nachweis zum richtigen Auftrag und zum richtigen Zeitpunkt.

Vor Timemark war dieser Dokumentationsprozess jedoch manuell, verstreut und schwer nachzuverfolgen. Das Lieferteam machte Fotos vor Ort, schickte sie an einen Lieferleiter, und dieser lud sie manuell in einen gemeinsamen Speicher hoch. Das Inspektionsteam folgte einem anderen Ablauf: Inspektoren machten Fotos mit ihren Handys, verbanden die Handys mit Computern, schickten die Fotos per E-Mail an einen Kollegen, und dieser lud sie danach hoch. Inspektionsformulare wurden ebenfalls auf Papier ausgefüllt, dann fotografiert und per E-Mail verschickt.

Dadurch waren Lieferfotos, Inspektionsfotos und Inspektionsformulare über E-Mails, WhatsApp, Messenger-Apps, Handys, Computer und gemeinsame Ordner verteilt. KBC hatte keinen einheitlichen Ort, um Liefer- oder Inspektionsunterlagen zu sammeln und zu prüfen.

Dadurch war es für KBC schwieriger, einen übersichtlichen Zustandsnachweis zu führen. Das Unternehmen brauchte einen einfacheren Weg, Fotos vom Einsatzort zu sammeln, sie dem richtigen Liefer- oder Inspektionsauftrag zuzuordnen und für jeden Nachweis Zeit und Datum anzuzeigen.

Die Lösung

Eine praktische Lösung für den Fotoablauf von KBC

Zack hatte Werbung für andere Tools zur Verwaltung von Baustellenfotos gesehen, aber die Optionen, die er sich ansah, boten mehr, als KBC für den täglichen Ablauf brauchte. Das Team suchte eine passende Lösung, um Auftragsfotos aufzunehmen, Fotos des Teams nach Liefer- oder Inspektionsauftrag zusammenzuführen und die manuelle Übergabe zwischen Einsatzort und Büro zu verringern.

Timemark fiel auf, weil es besser zu diesem Bedarf passte. Es gab KBC eine einfache, aber vollständige Möglichkeit, die Fotodokumentation zu verwalten, ohne ein umfangreiches System einzuführen.

Fotoorganisation nach Projekten

KBC nutzt Timemark-Projekte für jeden Liefer- und Inspektionsauftrag. So bleiben die Unterlagen nach Auftrag getrennt, statt dass Fotos in E-Mail-Verläufen, WhatsApp-Nachrichten, Handy-Galerien und gemeinsamen Speichern vermischt werden.

KBC synchronisiert Timemark-Projekte auch mit SharePoint-Ordnern. So hat das Team eine Sicherung der Projektfotos, ohne auf manuelle Downloads oder manuell hochgeladene Dateien angewiesen zu sein. Die Fotos werden zuerst in Teamspace aufgenommen und organisiert und dann für den langfristigen Zugriff mit den richtigen SharePoint-Ordnern synchronisiert.

Liefernachweis mit Uhrzeit, Datum und Firmenlogo

KBC nutzt das Foto-Wasserzeichen von Timemark, um das Firmenlogo, die Uhrzeit und das Datum direkt zu Auftragsfotos hinzuzufügen. Dadurch wird jedes Foto zu einem klareren Nachweis dafür, was aufgenommen wurde und wann es dokumentiert wurde.

Das Team nutzt auch Fotohinweise, um Kollegen den Zusammenhang zu erklären. Statt ein einzelnes Foto zu senden und es separat in einem Nachrichtenverlauf zu erklären, bleibt der Hinweis als Teil des Nachweises beim Bild.

Eine schnelle Antwort auf die Anfrage von KBC

Im Interview sprach Zack auch den Bedarf an Inspektionsvorlagen im Stil von Checklisten an. Für das Inspektionsteam von KBC wäre der ideale Ablauf, dass Inspektoren einem strukturierten Formular folgen und unterstützende Fotos als Teil desselben Inspektionsnachweises anhängen können.

Zum Zeitpunkt des Interviews stand Digitale Checkliste bereits auf dem Entwicklungsplan von Timemark, und Zacks Rückmeldung unterstrich, wie wichtig es war, diese Funktion vorrangig zu entwickeln. Drei Wochen später veröffentlichte Timemark Digitale Checkliste. Der von Zack beschriebene Inspektionsablauf wurde schnell von einem Funktionswunsch zu einer verfügbaren Funktion, die das Team kurz nach dem Teilen seiner Anforderungen mit dem Timemark-Team testen konnte.

Was sie an Timemark besonders mögen

„Timemark hat unsere Abläufe vereinfacht und unseren Teams mehr Zeit für die Arbeit mit Kunden gegeben. Die Anbindung von Timemark an SharePoint ermöglicht das nahtlose Speichern und Organisieren unserer Projektfotos, ohne dass unser Team zusätzliche Schritte ausführen muss. Jeder aus unserem Team kann in Echtzeit auf die aufgenommenen Fotos zugreifen, auch ohne Timemark-Konto. Unser Kundenservice-Team kann sich schnell um Mängellisten kümmern, wodurch Projekte schneller vorankommen und die Kundenzufriedenheit steigt.“

Lieblingsfunktionen: Zentrale Fotoverwaltung, Fotos kennzeichnen, Digitale Checkliste