Vereinfachen Sie die Dokumentation von Lieferungen und Inspektionsfotos

Unternehmensübersicht

Kitchen and Bath Creations (KBC) ist ein Unternehmen für Küchen- und Badmöbel, das die mittelatlantische Region beliefert. Seit 2003 arbeitet KBC mit Hausbesitzern und Fachleuten aus der Industrie zusammen und bietet vorrätige, halbmaßgefertigte und maßgefertigte Schränke, Arbeitsplatten, Zubehör, Designdienstleistungen, Lieferung und Installationsunterstützung an.

KBC beliefert Einfamilien- und Mehrfamilienbauer, Umbauunternehmen, Wohnungsverwaltungsgesellschaften, Gewerbetreibende und Hausbesitzer. Das Unternehmen konzentriert sich auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis, pünktliche Lieferung, praktische Designideen und Möbellösungen, die zum Budget und den funktionalen Anforderungen jedes Projekts passen.

Die Herausforderungen

Die hohen Ansprüche von KBC an Qualität und Kundenservice machen Inspektionsfotos zu einem wichtigen Bestandteil des Lieferablaufs. Die Schränke werden häufig geliefert, bevor der Bodenbelag und andere Arbeiten vor Ort abgeschlossen sind, was bedeutet, dass möglicherweise andere Gewerke den Raum betreten, nachdem KBC ihn verlassen hat. Mithilfe von Inspektionsfotos kann KBC erkennen, was geliefert wurde, in welchem ​​Zustand sich die Schränke bei der Lieferung befanden und wann die Arbeiten dokumentiert wurden. Wenn später ein Schaden festgestellt wird, benötigt die KBC eine eindeutige Dokumentation, die dem richtigen Auftrag und dem richtigen Zeitpunkt zugeordnet werden kann.

Vor Timemark war dieser Dokumentationsprozess jedoch manuell, verstreut und schwer nachzuvollziehen. Das Lieferteam machte vor Ort Fotos, schickte sie an einen Liefermanager und der Manager lud sie manuell auf eine gemeinsame Ablage hoch. Das Inspektionsteam folgte einem anderen Verfahren: Die Inspektoren machten Fotos auf ihren Handys, schlossen die Telefone an Computer an, schickten die Fotos per E-Mail an einen Kollegen und dieser lud sie anschließend hoch. Auch die Inspektionsformulare wurden auf Papier ausgefüllt, dann fotografiert und per E-Mail verschickt.

Infolgedessen wurden Lieferfotos, Inspektionsfotos und Inspektionsformulare über E-Mails, WhatsApp, Messaging-Apps, Telefone, Computer und freigegebene Ordner verteilt. KBC verfügte nicht über einen einheitlichen Ort zum Sammeln und Überprüfen von Liefer- oder Inspektionsdokumenten.

Dies erschwerte es der KBC, eine saubere Aufzeichnung des Zustandsnachweises zu führen. Sie brauchten eine einfachere Möglichkeit, Fotos vom Feld zu sammeln, sie mit dem richtigen Liefer- oder Inspektionsauftrag in Verbindung zu halten und die Zeit- und Datumsdetails für jeden Datensatz anzuzeigen.

Die Lösung

Eine praktische Ergänzung zum Foto-Workflow von KBC

Zack hatte Anzeigen für andere Fotoverwaltungstools auf der Baustelle gesehen, aber die von ihm geprüften Optionen schienen mehr zu sein, als das, was KBC für seinen täglichen Arbeitsablauf brauchte. Das Team war auf der Suche nach einer gezielten Lösung, um Auftragsfotos zu erfassen, Mannschaftsfotos nach Liefer- oder Inspektionsauftrag zusammenzuführen und die manuelle Übergabe zwischen Außendienst und Büro zu reduzieren.

Timemark zeichnete sich dadurch aus, dass es diesem Bedarf besser entsprach. Damit erhielt KBC eine einfache, aber umfassende Möglichkeit, die Fotodokumentation zu verwalten, ohne ein umfangreiches System hinzufügen zu müssen.

Projektbasierte Fotoorganisation

KBC verwendet Timemark-Projekte für jeden Liefer- und Inspektionsauftrag. Dadurch bleibt die Dokumentation nach Auftrag getrennt, anstatt dass Fotos in E-Mail-Threads, WhatsApp-Nachrichten, Telefongalerien und geteilten Laufwerken gemischt werden.

KBC synchronisiert Timemark-Projekte auch mit SharePoint-Ordnern. Dadurch erhält das Team eine Sicherungsaufzeichnung der Projektfotos, ohne auf manuelle Downloads oder manuell hochgeladene Dateien angewiesen zu sein. Fotos werden zunächst in Teamspace erfasst und organisiert und dann für den langfristigen Zugriff mit den richtigen SharePoint-Ordnern synchronisiert.

Liefernachweis mit Uhrzeit, Datum und Firmenlogo

KBC verwendet den Fotostempel von Timemark, um das Firmenlogo, die Uhrzeit und das Datum direkt auf Jobfotos hinzuzufügen. Dadurch wird jedes Foto zu einer klareren Aufzeichnung dessen, was aufgenommen wurde und wann es dokumentiert wurde.

Das Team verwendet auch Fotonotizen, um den Kollegen den Kontext zu vermitteln. Anstatt ein einzelnes Foto zu versenden und es separat in einem Nachrichtenthread zu erklären, wird die Notiz zusammen mit dem Bild als Teil der Aufzeichnung übertragen.

Eine schnelle Antwort auf die Anfrage der KBC

Während des Interviews wies Zack auch auf die Notwendigkeit von Inspektionsvorlagen im Checklistenstil hin. Für das KBC-Inspektionsteam würde der ideale Arbeitsablauf es den Inspektoren ermöglichen, einem strukturierten Formular zu folgen und unterstützende Fotos als Teil desselben Inspektionsprotokolls beizufügen.

Zum Zeitpunkt des Interviews stand Checklist bereits auf der Roadmap von Timemark und Zacks Feedback verstärkte die Notwendigkeit, ihr Priorität einzuräumen. Drei Wochen später veröffentlichte Timemark Checklist. Der von Zack beschriebene Inspektionsworkflow ging schnell von einer Produktanfrage zu einer verfügbaren Funktion über, die kurz nach der Mitteilung ihrer Anforderungen an das Timemark-Team mit dem Testen beginnen konnte.

Was sie an Timemark lieben

„Timemark hat unsere Prozesse optimiert und es unseren Teams ermöglicht, mehr Zeit mit der Arbeit mit Kunden zu verbringen. Die Integration von Timemark mit Sharepoint ermöglicht das nahtlose Speichern und Organisieren unserer Projektfotos ohne zusätzliche Schritte seitens unseres Teams. Jeder aus unserem Team kann in Echtzeit auf die aufgenommenen Fotos zugreifen, auch wenn er kein Timemark-Konto hat. Unser Kundendienstteam kann schnell auf Mängellisten reagieren, Projekte beschleunigen und die Kundenzufriedenheit steigern.“

Lieblingsfunktionen: Zentralisierte Fotoverwaltung, Foto-Tagging, Checkliste