Simplifique a documentação fotográfica de entrega e inspeção

Visão geral da empresa

Kitchen and Bath Creations (KBC) é uma empresa de armários para cozinhas e banheiros que atende a região do Meio-Atlântico. Desde 2003, a KBC trabalha com proprietários de imóveis e profissionais do setor, oferecendo armários de linha, semipersonalizados e personalizados, bancadas, acessórios, serviços de design, entrega e suporte para instalação.

A KBC atende construtoras de casas, construtoras de edifícios residenciais, empresas de reforma, empresas de administração de apartamentos, profissionais do setor e proprietários de imóveis. A empresa foca em bom custo-benefício, entregas no prazo, ideias práticas de design e soluções de armários que atendem ao orçamento e às necessidades funcionais de cada projeto.

Os desafios

Os altos padrões de qualidade e atendimento ao cliente da KBC fazem das fotos de inspeção uma parte importante do processo de entrega. Muitas vezes, os armários são entregues antes da conclusão do piso e de outros trabalhos no local, o que significa que outras equipes podem entrar no espaço depois que a KBC sai. As fotos de inspeção ajudam a KBC a mostrar o que foi entregue, em que condição os armários estavam na entrega e quando o trabalho foi documentado. Se um dano for encontrado mais tarde, a KBC precisa de um registro claro ligado ao trabalho certo e ao momento certo.

Porém, antes da Timemark, esse processo de documentação era manual, disperso e difícil de rastrear. A equipe de entrega tirava fotos no local, enviava para um gerente de entregas, e o gerente fazia o upload manual para uma unidade compartilhada. A equipe de inspeção seguia outro processo: os inspetores tiravam fotos nos celulares, conectavam os celulares aos computadores, enviavam as fotos por e-mail para um colega, e esse colega fazia o upload depois. Os formulários de inspeção também eram preenchidos em papel, depois fotografados e enviados por e-mail.

Como resultado, as fotos de entrega, as fotos de inspeção e os formulários de inspeção ficavam espalhados entre e-mails, WhatsApp, aplicativos de mensagens, celulares, computadores e pastas compartilhadas. A KBC não tinha um único lugar consistente para reunir e revisar a documentação de entrega ou inspeção.

Isso tornou mais difícil para a KBC manter um registro claro das condições. Eles precisavam de uma forma mais simples de reunir fotos do campo, mantê-las ligadas ao trabalho certo de entrega ou inspeção e mostrar os detalhes de horário e data de cada registro.

A solução

Uma solução prática para o processo de fotos da KBC

Zack tinha visto anúncios de outras ferramentas de gerenciamento de fotos em locais de trabalho, mas as opções que ele analisou pareciam ser mais do que a KBC precisava para o trabalho do dia a dia. A equipe procurava uma solução focada para tirar fotos dos trabalhos, reunir as fotos da equipe por trabalho de entrega ou inspeção e reduzir a passagem manual de informações entre o campo e o escritório.

A Timemark se destacou porque atendia melhor a essa necessidade. Ela ofereceu à KBC uma forma simples, mas completa, de gerenciar a documentação com fotos, sem adicionar um sistema pesado.

Organização de fotos por projeto

A KBC usa projetos da Timemark para cada trabalho de entrega e inspeção. Isso mantém a documentação separada por trabalho, em vez de deixar as fotos misturadas entre conversas por e-mail, mensagens no WhatsApp, galerias de celulares e unidades compartilhadas.

A KBC também sincroniza os projetos da Timemark com pastas no SharePoint. Isso dá à equipe um registro de backup das fotos dos projetos sem depender de downloads manuais ou arquivos enviados manualmente. As fotos são tiradas e organizadas primeiro no Teamspace e depois sincronizadas com as pastas certas no SharePoint para acesso a longo prazo.

Comprovante de entrega com horário, data e marca da empresa

A KBC usa a marca d'água da Timemark para adicionar o logotipo da empresa, o horário e a data diretamente às fotos dos trabalhos. Isso transforma cada foto em um registro mais claro do que foi capturado e de quando foi documentado.

A equipe também usa notas nas fotos para comunicar o contexto aos colegas. Em vez de enviar uma foto solta e explicá-la separadamente em uma conversa, a nota acompanha a imagem como parte do registro.

Uma resposta rápida ao pedido da KBC

Durante a entrevista, Zack também mencionou a necessidade de modelos de inspeção no estilo de checklist. Para a equipe de inspeção da KBC, o processo ideal permitiria que os inspetores seguissem um formulário estruturado e anexassem fotos de apoio como parte do mesmo registro de inspeção.

Na época da entrevista, o Checklist já estava no planejamento da Timemark, e o feedback de Zack ajudou a reforçar a necessidade de priorizá-lo. Três semanas depois, a Timemark lançou o Checklist. O processo de inspeção que Zack descreveu passou rapidamente de um pedido de produto para um recurso disponível, que eles puderam começar a testar pouco depois de compartilhar suas necessidades com a equipe da Timemark.

Do que eles mais gostam na Timemark

“A Timemark simplificou nossos processos e permitiu que nossas equipes passassem mais tempo trabalhando com os clientes. A integração da Timemark com o SharePoint permitiu salvar e organizar as fotos dos nossos projetos sem complicação e sem etapas extras para nossa equipe. Qualquer pessoa da nossa equipe pode acessar as fotos tiradas em tempo real, mesmo sem ter uma conta na Timemark. Nossa equipe de atendimento ao cliente pode agir rapidamente nas listas de pendências, acelerando os projetos e aumentando a satisfação dos clientes.”

Recursos favoritos: Gerenciamento centralizado de fotos, marcação de fotos, checklist