Simplifique a documentação fotográfica de entrega e inspeção

Visão Geral da Empresa

Kitchen and Bath Creations (KBC) é uma empresa de armários para cozinha e banheiro que atende a região do Médio Atlântico. Desde 2003, a KBC trabalha com proprietários de residências e profissionais do setor, oferecendo estoque, armários semipersonalizados e personalizados, bancadas, acessórios, serviços de design, entrega e suporte de instalação.

KBC atende construtores unifamiliares, construtores multifamiliares, empreiteiros de reforma, empresas de administração de apartamentos, profissionais do comércio e proprietários de residências. A empresa se concentra em forte valor, entrega dentro do prazo, ideias práticas de design e soluções de armários que atendem ao orçamento e às necessidades funcionais de cada projeto.

Os desafios

Os altos padrões de qualidade e atendimento ao cliente da KBC tornam as fotos de inspeção uma parte importante do fluxo de trabalho de entrega. Os gabinetes geralmente são entregues antes da conclusão do piso e de outros trabalhos no local, o que significa que outros negócios podem entrar no espaço após a saída do KBC. As fotos da inspeção ajudam o KBC a mostrar o que foi entregue, em que condições os gabinetes estavam na entrega e quando o trabalho foi documentado. Se o dano for encontrado posteriormente, o KBC precisará de um registro claro vinculado ao trabalho certo e ao momento certo.

No entanto, antes da Timemark, esse processo de documentação era manual, disperso e difícil de rastrear. A equipe de entrega capturou fotos no local, enviou-as para um gerente de entrega e o gerente as carregou manualmente em um drive compartilhado. A equipa de inspeção seguiu um processo diferente: os inspetores tiraram fotografias nos seus telemóveis, ligaram os telemóveis aos computadores, enviaram as fotografias por e-mail a um colega e esse colega carregou-as posteriormente. Os formulários de fiscalização também foram preenchidos em papel, depois fotografados e enviados por e-mail.

Como resultado, fotos de entrega, fotos de inspeção e formulários de inspeção foram espalhados por e-mail, WhatsApp, aplicativos de mensagens, telefones, computadores e pastas compartilhadas. O KBC não tinha um local consistente para coletar e revisar a documentação de entrega ou inspeção.

Isso tornou mais difícil para o KBC manter um registro limpo de prova de condição. Eles precisavam de uma maneira mais simples de coletar fotos do campo, mantê-las conectadas ao trabalho de entrega ou inspeção correto e mostrar os detalhes de hora e data de cada registro.

A solução

Uma solução prática para o fluxo de trabalho fotográfico do KBC

Zack tinha visto anúncios de outras ferramentas de gerenciamento de fotos no local de trabalho, mas as opções que ele analisou pareciam mais do que o que a KBC precisava para seu fluxo de trabalho diário. A equipe estava procurando uma solução focada para capturar fotos do trabalho, reunir fotos da equipe por entrega ou trabalho de inspeção e reduzir a transferência manual entre o campo e o escritório.

A Timemark se destacou porque atendeu melhor a essa necessidade. Ele deu ao KBC uma maneira simples, mas completa, de gerenciar documentação fotográfica, sem adicionar um sistema pesado.

Organização de fotos baseada em projeto

KBC usa projetos Timemark para cada trabalho de entrega e inspeção. Isso mantém a documentação separada por trabalho, em vez de misturar fotos em conversas de e-mail, mensagens do WhatsApp, galerias telefônicas e unidades compartilhadas.

KBC também sincroniza projetos Timemark com pastas do SharePoint. Isso dá à equipe um registro de backup das fotos do projeto sem depender de downloads manuais ou uploads manuais. As fotos são capturadas e organizadas primeiro no Teamspace e depois sincronizadas com as pastas corretas do SharePoint para acesso de longo prazo.

Comprovante de entrega com hora, data e marca da empresa

KBC usa o carimbo fotográfico da Timemark para adicionar o logotipo, a hora e a data da empresa diretamente às fotos do trabalho. Isso transforma cada foto em um registro mais claro do que foi capturado e quando foi documentado.

A equipe também usa notas fotográficas para comunicar o contexto aos colegas. Em vez de enviar uma foto solta e explicá-la separadamente em um tópico de mensagens, a nota viaja com a imagem como parte do registro.

Uma resposta rápida ao pedido do KBC

Durante a entrevista, Zack também levantou a necessidade de modelos de inspeção no estilo lista de verificação. Para a equipa de inspeção do KBC, o fluxo de trabalho ideal permitiria aos inspetores seguir um formulário estruturado e anexar fotografias de apoio como parte do mesmo registo de inspeção.

No momento da entrevista, a Checklist já estava no roteiro da Timemark e o feedback de Zack ajudou a reforçar a necessidade de priorizá-la. Três semanas depois, a Timemark lançou o Checklist. O fluxo de trabalho de inspeção descrito por Zack passou rapidamente de uma solicitação de produto para um recurso disponível que eles poderiam começar a testar logo após compartilhar suas necessidades com a equipe da Timemark.

O que eles amam no timemark

"A Timemark simplificou nossos processos e permitiu que nossas equipes passassem mais tempo trabalhando com os clientes. A integração da Timemark com o Sharepoint permitiu salvar e organizar perfeitamente as fotos do nosso projeto, sem etapas adicionais da nossa equipe. Qualquer pessoa da nossa equipe pode acessar as fotos tiradas em tempo real, mesmo que não tenha uma conta da Timemark. Nossa equipe de atendimento ao cliente pode agir rapidamente nas listas de pendências, acelerando os projetos e aumentando a satisfação do cliente. "

Recursos favoritos: Gerenciamento centralizado de fotos, marcação de fotos, lista de verificação