Đơn giản hóa việc giao hàng và kiểm tra tài liệu ảnh

Tổng quan về công ty

Kitchen and Bath Creations (KBC) là một công ty sản xuất tủ bếp và phòng tắm phục vụ khu vực Trung Đại Tây Dương. Từ năm 2003, KBC đã làm việc với các chủ nhà và các chuyên gia trong ngành, cung cấp tủ có sẵn, tủ bán tùy chỉnh và tủ tùy chỉnh, mặt bàn, phụ kiện, dịch vụ thiết kế, hỗ trợ giao hàng và lắp đặt.

KBC phục vụ các nhà xây dựng một gia đình, các nhà xây dựng nhiều gia đình, nhà thầu tu sửa, công ty quản lý căn hộ, chuyên gia thương mại và chủ nhà. Công ty tập trung vào giá trị vững chắc, giao hàng đúng thời hạn, ý tưởng thiết kế thực tế và giải pháp tủ phù hợp với ngân sách và nhu cầu chức năng của từng dự án.

Những thách thức

Các tiêu chuẩn cao về chất lượng và dịch vụ khách hàng của KBC khiến hình ảnh kiểm tra trở thành một phần quan trọng trong quy trình giao hàng. Các tủ thường được giao trước khi hoàn thiện sàn và các công việc khác tại địa điểm, điều đó có nghĩa là các giao dịch khác có thể được đưa vào không gian sau khi KBC rời đi. Các bức ảnh kiểm tra giúp KBC hiển thị những gì đã được giao, tình trạng của tủ khi giao hàng và thời điểm công việc được ghi lại. Nếu phát hiện muộn hơn, KBC cần có hồ sơ rõ ràng gắn liền với đúng công việc, đúng thời điểm.

Tuy nhiên, trước Timemark, quy trình ghi chép đó là thủ công, phân tán và khó theo dõi. Nhóm giao hàng đã chụp ảnh tại chỗ, gửi cho người quản lý giao hàng và người quản lý tải chúng lên bộ nhớ dùng chung theo cách thủ công. Đoàn thanh tra thực hiện một quy trình khác: thanh tra chụp ảnh trên điện thoại, cắm điện thoại vào máy tính, gửi ảnh qua email cho đồng nghiệp và đồng nghiệp đó tải ảnh lên sau đó. Các mẫu đơn kiểm tra cũng được điền trên giấy, sau đó được chụp ảnh và gửi qua email.

Do đó, ảnh giao hàng, ảnh kiểm tra và biểu mẫu kiểm tra đã được lan truyền khắp email, WhatsApp, ứng dụng nhắn tin, điện thoại, máy tính và thư mục dùng chung. KBC không có một nơi nhất quán để thu thập và xem xét tài liệu giao hàng hoặc kiểm tra.

Điều này khiến KBC khó duy trì hồ sơ chứng minh tình trạng rõ ràng hơn. Họ cần một cách đơn giản hơn để thu thập ảnh từ hiện trường, giữ cho chúng được kết nối với công việc giao hàng hoặc kiểm tra phù hợp, đồng thời hiển thị chi tiết ngày giờ cho từng bản ghi.

Giải pháp

Sự phù hợp thiết thực cho quy trình chụp ảnh của KBC

Zack đã xem quảng cáo về các công cụ quản lý ảnh tại công trường khác, nhưng các tùy chọn mà anh đánh giá mang lại nhiều cảm giác hơn những gì KBC cần cho quy trình làm việc hàng ngày của mình. Nhóm đang tìm kiếm một giải pháp tập trung để chụp ảnh công việc, tập hợp các bức ảnh của nhóm bằng công việc giao hàng hoặc kiểm tra, đồng thời giảm bớt việc chuyển giao thủ công giữa hiện trường và văn phòng.

Timemark nổi bật vì nó phù hợp hơn với nhu cầu đó. Nó mang lại cho KBC một cách đơn giản nhưng đầy đủ để quản lý tài liệu ảnh mà không cần thêm hệ thống nặng nề.

Tổ chức ảnh theo dự án

KBC sử dụng dự án Timemark cho từng công việc giao hàng và kiểm tra. Điều này giúp tài liệu được phân tách theo công việc, thay vì trộn ảnh giữa các chuỗi email, tin nhắn WhatsApp, thư viện điện thoại và bộ nhớ dùng chung.

KBC cũng đồng bộ hóa các dự án Timemark vào thư mục SharePoint. Điều này cung cấp cho nhóm một bản ghi dự phòng các ảnh dự án mà không cần dựa vào các tệp tải xuống thủ công hoặc tệp tải lên thủ công. Trước tiên, ảnh được chụp và sắp xếp trong Teamspace, sau đó được đồng bộ hóa với các thư mục SharePoint phù hợp để truy cập lâu dài.

Bằng chứng giao hàng với thời gian, ngày tháng và thương hiệu công ty

KBC sử dụng tem ảnh của Timemark để thêm trực tiếp logo công ty, ngày, giờ vào ảnh việc làm. Điều này biến mỗi bức ảnh thành một bản ghi rõ ràng hơn về những gì được chụp và thời điểm nó được ghi lại.

Nhóm cũng sử dụng ghi chú bằng ảnh để truyền đạt ngữ cảnh cho đồng nghiệp. Thay vì gửi một bức ảnh rời rạc và giải thích nó một cách riêng biệt trong một chuỗi tin nhắn, ghi chú sẽ đi cùng với hình ảnh đó như một phần của bản ghi.

Phản hồi nhanh chóng yêu cầu của KBC

Trong cuộc phỏng vấn, Zack cũng nêu lên nhu cầu về các mẫu kiểm tra kiểu danh sách kiểm tra. Đối với nhóm kiểm tra của KBC, quy trình làm việc lý tưởng sẽ cho phép các thanh tra viên làm theo biểu mẫu có cấu trúc và đính kèm ảnh hỗ trợ như một phần của cùng một hồ sơ kiểm tra.

Vào thời điểm phỏng vấn, Danh sách kiểm tra đã nằm trong lộ trình của Timemark và phản hồi của Zack đã giúp củng cố nhu cầu ưu tiên nó. Ba tuần sau, Timemark phát hành Danh sách kiểm tra. Quy trình kiểm tra mà Zack mô tả đã nhanh chóng chuyển từ yêu cầu sản phẩm sang tính năng có sẵn mà họ có thể bắt đầu thử nghiệm ngay sau khi chia sẻ nhu cầu của mình với nhóm Timemark.

Điều họ yêu thích ở Timemark

"Timemark đã hợp lý hóa các quy trình của chúng tôi và cho phép nhóm của chúng tôi dành nhiều thời gian hơn để làm việc với khách hàng. Việc tích hợp Timemark với Sharepoint đã cho phép lưu và sắp xếp liền mạch các ảnh dự án của chúng tôi mà không cần thực hiện thêm bước nào từ nhóm của chúng tôi. Bất kỳ ai trong nhóm của chúng tôi đều có thể truy cập vào ảnh được chụp trong thời gian thực ngay cả khi họ không có tài khoản Timemark. Nhóm dịch vụ khách hàng của chúng tôi có thể nhanh chóng thực hiện hành động đối với danh sách đột phá, tăng tốc dự án và nâng cao sự hài lòng của khách hàng."

Tính năng yêu thích: Quản lý ảnh tập trung, gắn thẻ ảnh, danh sách kiểm tra