Đơn giản hóa hồ sơ ảnh giao hàng và kiểm tra

Tổng quan về công ty

Kitchen and Bath Creations (KBC) là công ty tủ bếp và phòng tắm phục vụ khu vực Mid-Atlantic. Từ năm 2003, KBC đã làm việc với chủ nhà và các chuyên gia trong ngành, cung cấp tủ có sẵn, tủ bán tùy chỉnh và tủ tùy chỉnh, mặt bàn, phụ kiện, dịch vụ thiết kế, giao hàng và hỗ trợ lắp đặt.

KBC phục vụ các nhà thầu xây nhà ở riêng lẻ, nhà thầu xây nhà ở nhiều hộ, nhà thầu cải tạo, công ty quản lý căn hộ, chuyên gia trong ngành và chủ nhà. Công ty tập trung vào giá trị tốt, giao hàng đúng hẹn, ý tưởng thiết kế thực tế và các giải pháp tủ phù hợp với ngân sách cũng như nhu cầu sử dụng của từng dự án.

Thách thức

Tiêu chuẩn cao của KBC về chất lượng và dịch vụ khách hàng khiến ảnh kiểm tra trở thành phần quan trọng trong quy trình giao hàng. Tủ thường được giao trước khi sàn và các hạng mục khác tại công trường hoàn tất, nghĩa là các đội thi công khác có thể vào khu vực này sau khi KBC rời đi. Ảnh kiểm tra giúp KBC cho thấy những gì đã được giao, tình trạng của tủ khi giao và thời điểm công việc được ghi lại. Nếu sau này phát hiện hư hỏng, KBC cần có hồ sơ rõ ràng gắn với đúng công việc và đúng thời điểm.

Tuy nhiên, trước Timemark, quy trình lưu hồ sơ này làm thủ công, phân tán và khó theo dõi. Đội giao hàng chụp ảnh tại công trường, gửi cho quản lý giao hàng, rồi quản lý tự tải ảnh lên ổ đĩa dùng chung. Đội kiểm tra theo một quy trình khác: nhân viên kiểm tra chụp ảnh bằng điện thoại, kết nối điện thoại với máy tính, gửi ảnh qua email cho đồng nghiệp, rồi người đó tải ảnh lên sau. Biểu mẫu kiểm tra cũng được điền trên giấy, sau đó chụp ảnh và gửi qua email.

Vì vậy, ảnh giao hàng, ảnh kiểm tra và biểu mẫu kiểm tra nằm rải rác trong email, WhatsApp, ứng dụng nhắn tin, điện thoại, máy tính và thư mục dùng chung. KBC không có một nơi thống nhất để thu thập và xem lại hồ sơ giao hàng hoặc kiểm tra.

Điều này khiến KBC khó duy trì hồ sơ rõ ràng để chứng minh tình trạng. Họ cần một cách đơn giản hơn để thu thập ảnh từ công trường, giữ ảnh gắn với đúng công việc giao hàng hoặc kiểm tra, và hiển thị thông tin thời gian, ngày tháng cho từng hồ sơ.

Giải pháp

Phù hợp thực tế với quy trình ảnh của KBC

Zack đã thấy quảng cáo về các công cụ quản lý ảnh công trường khác, nhưng những lựa chọn anh xem xét có nhiều hơn những gì KBC cần cho quy trình làm việc hằng ngày. Đội ngũ đang tìm một giải pháp tập trung để chụp ảnh công việc, tập hợp ảnh của đội theo từng công việc giao hàng hoặc kiểm tra, và giảm việc chuyển giao thủ công giữa công trường và văn phòng.

Timemark nổi bật vì đáp ứng nhu cầu đó sát hơn. Ứng dụng này mang đến cho KBC một cách đơn giản nhưng đầy đủ để quản lý hồ sơ ảnh mà không phải thêm một hệ thống phức tạp.

Sắp xếp ảnh theo dự án

KBC dùng các dự án Timemark cho từng công việc giao hàng và kiểm tra. Điều này giúp tách hồ sơ theo từng công việc, thay vì để ảnh lẫn trong các chuỗi email, tin nhắn WhatsApp, thư viện ảnh trên điện thoại và ổ đĩa dùng chung.

KBC cũng đồng bộ các dự án Timemark với thư mục SharePoint. Điều này giúp đội ngũ có bản sao lưu ảnh dự án mà không cần tải xuống thủ công hoặc tự tải tệp lên. Ảnh được chụp và sắp xếp trong Teamspace trước, rồi đồng bộ với đúng thư mục SharePoint để truy cập lâu dài.

Bằng chứng giao hàng có thời gian, ngày tháng và thương hiệu công ty

KBC dùng hình mờ của Timemark để thêm logo công ty, thời gian và ngày tháng trực tiếp vào ảnh công việc. Điều này biến mỗi ảnh thành một hồ sơ rõ ràng hơn về những gì đã được chụp và thời điểm được ghi lại.

Đội ngũ cũng dùng ghi chú ảnh để cung cấp ngữ cảnh cho đồng nghiệp. Thay vì gửi một ảnh rời và giải thích riêng trong chuỗi tin nhắn, ghi chú đi cùng ảnh như một phần của hồ sơ.

Phản hồi nhanh cho yêu cầu của KBC

Trong buổi phỏng vấn, Zack cũng nêu nhu cầu về các mẫu kiểm tra theo kiểu danh sách kiểm tra. Với đội kiểm tra của KBC, quy trình lý tưởng sẽ cho phép nhân viên kiểm tra làm theo biểu mẫu có cấu trúc và đính kèm ảnh hỗ trợ trong cùng một hồ sơ kiểm tra.

Vào thời điểm phỏng vấn, Danh sách kiểm tra kỹ thuật số đã có trong lộ trình của Timemark, và phản hồi của Zack giúp khẳng định thêm nhu cầu ưu tiên tính năng này. Ba tuần sau, Timemark phát hành Danh sách kiểm tra kỹ thuật số. Quy trình kiểm tra mà Zack mô tả nhanh chóng chuyển từ một yêu cầu sản phẩm thành tính năng có sẵn để họ có thể bắt đầu thử nghiệm không lâu sau khi chia sẻ nhu cầu với đội ngũ Timemark.

Điều họ yêu thích ở Timemark

“Timemark đã giúp quy trình của chúng tôi gọn hơn và cho phép các đội dành nhiều thời gian hơn để làm việc với khách hàng. Việc Timemark tích hợp với SharePoint giúp lưu và sắp xếp ảnh dự án của chúng tôi liền mạch mà đội ngũ không cần thực hiện thêm bước nào. Bất kỳ ai trong đội ngũ đều có thể xem ảnh được chụp theo thời gian thực, ngay cả khi họ không có tài khoản Timemark. Đội dịch vụ khách hàng của chúng tôi có thể nhanh chóng xử lý các danh sách việc cần sửa, giúp đẩy nhanh dự án và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.”

Tính năng yêu thích: Quản lý ảnh tập trung, gắn thẻ ảnh, danh sách kiểm tra kỹ thuật số