ลดความซับซ้อนในเอกสารภาพถ่ายการจัดส่งและการตรวจสอบ

ภาพรวมของบริษัท

Kitchen and Bath Creations (KBC) คือบริษัทตู้เก็บของสำหรับห้องครัวและห้องน้ำที่ให้บริการในภูมิภาคตอนกลางมหาสมุทรแอตแลนติก ตั้งแต่ปี 2003 KBC ได้ทำงานร่วมกับเจ้าของบ้านและผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม โดยนำเสนอตู้เก็บของ ตู้เก็บของแบบกึ่งสั่งทำและแบบสั่งทำ เคาน์เตอร์ อุปกรณ์เสริม บริการออกแบบ การจัดส่ง และการสนับสนุนในการติดตั้ง

KBC ให้บริการแก่ผู้สร้างครอบครัวเดี่ยว ผู้สร้างหลายครอบครัว ผู้รับเหมาปรับปรุง บริษัทจัดการอพาร์ทเมนท์ ผู้เชี่ยวชาญด้านการค้า และเจ้าของบ้าน บริษัทมุ่งเน้นไปที่มูลค่าที่แข็งแกร่ง การส่งมอบตรงเวลา แนวคิดการออกแบบที่ใช้งานได้จริง และโซลูชันตู้ที่เหมาะกับงบประมาณของแต่ละโครงการและความต้องการด้านการใช้งาน

ความท้าทาย

มาตรฐานคุณภาพและการบริการลูกค้าระดับสูงของ KBC ทำให้ภาพถ่ายการตรวจสอบเป็นส่วนสำคัญของขั้นตอนการจัดส่ง ตู้มักจะถูกส่งมอบก่อนที่งานปูพื้นและงานไซต์อื่นๆ จะเสร็จสมบูรณ์ ซึ่งหมายความว่าธุรกิจการค้าอื่นๆ อาจเข้ามาในพื้นที่หลังจากที่ KBC ออกไป ภาพถ่ายการตรวจสอบช่วยให้ KBC แสดงให้เห็นว่ามีการส่งมอบอะไรบ้าง สภาพตู้ในการส่งมอบเป็นอย่างไร และบันทึกงานเมื่อใด หากพบความเสียหายในภายหลัง KBC จำเป็นต้องมีบันทึกที่ชัดเจนซึ่งเชื่อมโยงกับงานที่ถูกต้องและตรงเวลา

อย่างไรก็ตาม ก่อน Timemark กระบวนการจัดทำเอกสารนั้นเป็นแบบแมนนวล กระจัดกระจาย และยากต่อการติดตาม ทีมจัดส่งจะถ่ายภาพในสถานที่ ส่งให้ผู้จัดการจัดส่ง และผู้จัดการจะอัปโหลดรูปภาพเหล่านั้นไปยังไดรฟ์ที่แชร์ด้วยตนเอง ทีมตรวจสอบใช้กระบวนการอื่น: ผู้ตรวจสอบถ่ายรูปด้วยโทรศัพท์ เสียบโทรศัพท์เข้ากับคอมพิวเตอร์ ส่งอีเมลภาพถ่ายให้เพื่อนร่วมงาน และเพื่อนร่วมงานคนนั้นก็อัปโหลดในภายหลัง แบบฟอร์มการตรวจสอบยังกรอกลงในกระดาษ จากนั้นถ่ายรูปและส่งทางอีเมล

ด้วยเหตุนี้ รูปภาพการจัดส่ง รูปภาพการตรวจสอบ และแบบฟอร์มการตรวจสอบจึงถูกกระจายไปตามอีเมล, WhatsApp, แอปส่งข้อความ โทรศัพท์ คอมพิวเตอร์ และโฟลเดอร์ที่แชร์ KBC ไม่มีที่เดียวในการรวบรวมและตรวจสอบเอกสารการจัดส่งหรือการตรวจสอบ

สิ่งนี้ทำให้ KBC ยากขึ้นที่จะรักษาบันทึกหลักฐานพิสูจน์สภาพที่สะอาด พวกเขาต้องการวิธีที่ง่ายกว่าในการรวบรวมภาพถ่ายจากภาคสนาม เชื่อมต่อกับการจัดส่งหรืองานตรวจสอบที่ถูกต้อง และแสดงรายละเอียดเวลาและวันที่สำหรับแต่ละบันทึก

โซลูชั่น

เหมาะอย่างยิ่งสำหรับเวิร์กโฟลว์ภาพถ่ายของ KBC

Zack เคยเห็นโฆษณาสำหรับเครื่องมือจัดการรูปภาพในไซต์งานอื่นๆ แต่ตัวเลือกที่เขาตรวจสอบให้ความรู้สึกมากกว่าที่ KBC ต้องการสำหรับขั้นตอนการทำงานในแต่ละวัน ทีมงานกำลังมองหาโซลูชันที่มุ่งเน้นในการถ่ายภาพงาน นำภาพถ่ายลูกเรือมารวมกันโดยการส่งมอบหรืองานตรวจสอบ และลดขั้นตอนการทำงานระหว่างภาคสนามกับสำนักงาน

ไทม์มาร์กโดดเด่นเพราะตรงกับความต้องการอย่างใกล้ชิดมากขึ้น ช่วยให้ KBC มีวิธีการจัดการเอกสารภาพถ่ายที่เรียบง่ายแต่สมบูรณ์ โดยไม่ต้องเพิ่มระบบที่ยุ่งยาก

การจัดภาพตามโครงการ

KBC ใช้โครงการ Timemark สำหรับงานจัดส่งและการตรวจสอบแต่ละรายการ วิธีนี้จะทำให้เอกสารแยกตามงาน แทนที่จะมีรูปภาพปะปนอยู่ในเธรดอีเมล ข้อความ WhatsApp แกลเลอรี่โทรศัพท์ และไดรฟ์ที่แชร์

KBC ยังซิงค์โครงการ Timemark กับโฟลเดอร์ SharePoint อีกด้วย ซึ่งช่วยให้ทีมสามารถสำรองข้อมูลรูปภาพโปรเจ็กต์ได้โดยไม่ต้องอาศัยการดาวน์โหลดด้วยตนเองหรือไฟล์ที่อัปโหลดด้วยตนเอง รูปภาพจะถูกบันทึกและจัดระเบียบใน Teamspace ก่อน จากนั้นจึงซิงค์กับโฟลเดอร์ SharePoint ที่ถูกต้องเพื่อการเข้าถึงในระยะยาว

หลักฐานการจัดส่งพร้อมเวลา วันที่ และตราสินค้าของบริษัท

KBC ใช้การประทับตรารูปถ่ายของ Timemark เพื่อเพิ่มโลโก้บริษัท เวลา และวันที่ลงในรูปถ่ายงานโดยตรง ซึ่งจะเปลี่ยนภาพถ่ายแต่ละภาพให้เป็นบันทึกที่ชัดเจนยิ่งขึ้นว่ามีอะไรถ่ายและบันทึกเมื่อใด

ทีมงานยังใช้บันทึกรูปภาพเพื่อสื่อสารบริบทกับเพื่อนร่วมงานด้วย แทนที่จะส่งภาพถ่ายหลวมๆ และอธิบายแยกกันในชุดข้อความ บันทึกย่อเดินทางไปพร้อมกับรูปภาพซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของบันทึก

การตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อคำขอของ KBC

ในระหว่างการสัมภาษณ์ Zack ได้เพิ่มความต้องการเทมเพลตการตรวจสอบแบบรายการตรวจสอบด้วย สำหรับทีมตรวจสอบของ KBC ขั้นตอนการทำงานในอุดมคติจะช่วยให้ผู้ตรวจสอบปฏิบัติตามแบบฟอร์มที่มีโครงสร้างและแนบรูปถ่ายสนับสนุนเป็นส่วนหนึ่งของบันทึกการตรวจสอบเดียวกัน

ในขณะที่สัมภาษณ์ รายการตรวจสอบอยู่ในแผนงานของ Timemark แล้ว และความคิดเห็นของ Zack ช่วยตอกย้ำความจำเป็นในการจัดลำดับความสำคัญ สามสัปดาห์ต่อมา Timemark ได้เผยแพร่รายการตรวจสอบ ขั้นตอนการตรวจสอบที่ Zack อธิบายไว้ได้ย้ายจากคำขอผลิตภัณฑ์ไปเป็นคุณลักษณะที่พร้อมใช้งานอย่างรวดเร็ว ซึ่งพวกเขาสามารถเริ่มการทดสอบได้ไม่นานหลังจากแบ่งปันความต้องการกับทีม Timemark

สิ่งที่พวกเขาชอบเกี่ยวกับไทม์มาร์ก

“Timemark ได้ปรับปรุงกระบวนการของเราและช่วยให้ทีมงานของเราใช้เวลาทำงานกับลูกค้าได้มากขึ้น การบูรณาการของ Timemark กับ Sharepoint ช่วยให้สามารถบันทึกและจัดระเบียบภาพถ่ายโครงการของเราได้อย่างราบรื่นโดยไม่ต้องมีขั้นตอนเพิ่มเติมจากทีมของเรา ทุกคนในทีมของเราสามารถเข้าถึงภาพถ่ายที่ถ่ายแบบเรียลไทม์แม้ว่าจะไม่มีบัญชี Timemark ก็ตาม ทีมบริการลูกค้าของเราสามารถดำเนินการตามรายการเจาะได้อย่างรวดเร็ว เร่งโครงการ และเพิ่มความพึงพอใจของลูกค้า”

คุณสมบัติที่ชอบ: การจัดการภาพถ่ายแบบรวมศูนย์, การแท็กรูปภาพ, รายการตรวจสอบ