Sederhanakan Dokumentasi Foto Pengiriman dan Inspeksi

Profil Perusahaan

Kitchen and Bath Creations (KBC) adalah perusahaan kabinet dapur dan kamar mandi yang melayani wilayah Mid-Atlantic. Sejak 2003, KBC bekerja dengan pemilik rumah dan profesional industri, dengan menyediakan kabinet siap pakai, semi-kustom, dan kustom, meja dapur, aksesori, layanan desain, pengiriman, dan dukungan pemasangan.

KBC melayani pembangun rumah tinggal, pembangun apartemen dan rumah susun, kontraktor renovasi, perusahaan pengelola apartemen, profesional bidang konstruksi, dan pemilik rumah. Perusahaan berfokus pada nilai yang baik, pengiriman tepat waktu, ide desain yang praktis, dan solusi kabinet yang sesuai dengan anggaran serta kebutuhan fungsi setiap proyek.

Tantangan

Standar tinggi KBC untuk kualitas dan layanan pelanggan membuat foto inspeksi menjadi bagian penting dari alur kerja pengiriman. Kabinet sering dikirim sebelum lantai dan pekerjaan lain di lokasi selesai, yang berarti pekerja dari bidang lain dapat masuk ke ruang tersebut setelah KBC pergi. Foto inspeksi membantu KBC menunjukkan apa yang dikirim, kondisi kabinet saat pengiriman, dan kapan pekerjaan didokumentasikan. Jika kerusakan ditemukan kemudian, KBC memerlukan catatan yang jelas yang terhubung dengan pekerjaan yang tepat dan waktu yang tepat.

Namun, sebelum Timemark, proses dokumentasi tersebut dilakukan secara manual, tersebar, dan sulit dilacak. Tim pengiriman mengambil foto di lokasi, mengirimkannya kepada manajer pengiriman, lalu manajer mengunggahnya secara manual ke drive bersama. Tim inspeksi mengikuti proses yang berbeda: inspektur mengambil foto dengan ponsel, menghubungkan ponsel ke komputer, mengirim foto melalui email kepada rekan kerja, lalu rekan tersebut mengunggahnya setelah itu. Formulir inspeksi juga diisi di kertas, kemudian difoto dan dikirim melalui email.

Akibatnya, foto pengiriman, foto inspeksi, dan formulir inspeksi tersebar di email, WhatsApp, aplikasi pesan, ponsel, komputer, dan folder bersama. KBC tidak memiliki satu tempat yang konsisten untuk mengumpulkan dan meninjau dokumentasi pengiriman atau inspeksi.

Hal ini membuat KBC lebih sulit menjaga catatan bukti kondisi yang rapi. Mereka membutuhkan cara yang lebih mudah untuk mengumpulkan foto dari lapangan, tetap menghubungkannya dengan pekerjaan pengiriman atau inspeksi yang tepat, serta menunjukkan detail waktu dan tanggal untuk setiap catatan.

Solusi

Sesuai untuk alur kerja foto KBC

Zack pernah melihat iklan alat pengelolaan foto lokasi kerja lainnya, tetapi pilihan yang ia tinjau terasa lebih dari yang dibutuhkan KBC untuk alur kerja sehari-hari. Tim mencari solusi yang fokus untuk mengambil foto pekerjaan, mengumpulkan foto kru berdasarkan pekerjaan pengiriman atau inspeksi, dan mengurangi proses serah terima manual antara lapangan dan kantor.

Timemark menonjol karena lebih sesuai dengan kebutuhan tersebut. Timemark memberi KBC cara yang sederhana tetapi lengkap untuk mengelola dokumentasi foto, tanpa menambahkan sistem yang rumit.

Pengelolaan foto berdasarkan proyek

KBC menggunakan proyek Timemark untuk setiap pekerjaan pengiriman dan inspeksi. Ini membuat dokumentasi terpisah berdasarkan pekerjaan, sehingga foto tidak tercampur di rangkaian email, pesan WhatsApp, galeri ponsel, dan drive bersama.

KBC juga menyinkronkan proyek Timemark ke folder SharePoint. Ini memberi tim catatan cadangan untuk foto proyek tanpa bergantung pada unduhan manual atau file yang diunggah secara manual. Foto diambil dan diatur di Teamspace terlebih dahulu, lalu disinkronkan ke folder SharePoint yang tepat untuk akses jangka panjang.

Bukti pengiriman dengan waktu, tanggal, dan merek perusahaan

KBC menggunakan tanda air foto Timemark untuk menambahkan logo perusahaan, waktu, dan tanggal langsung ke foto pekerjaan. Ini menjadikan setiap foto sebagai catatan yang lebih jelas tentang apa yang diambil dan kapan didokumentasikan.

Tim juga menggunakan catatan foto untuk menyampaikan konteks kepada rekan kerja. Alih-alih mengirim foto tanpa keterangan dan menjelaskannya secara terpisah dalam rangkaian pesan, catatan tersebut ikut bersama gambar sebagai bagian dari catatan.

Tanggapan cepat atas permintaan KBC

Selama wawancara, Zack juga menyampaikan kebutuhan akan templat inspeksi bergaya daftar periksa. Bagi tim inspeksi KBC, alur kerja yang ideal akan memungkinkan inspektur mengikuti formulir terstruktur dan melampirkan foto pendukung sebagai bagian dari catatan inspeksi yang sama.

Saat wawancara dilakukan, Daftar Periksa Digital sudah ada dalam rencana pengembangan Timemark, dan masukan Zack membantu memperkuat kebutuhan untuk memprioritaskannya. Tiga minggu kemudian, Timemark merilis Daftar Periksa Digital. Alur kerja inspeksi yang dijelaskan Zack dengan cepat berubah dari permintaan produk menjadi fitur yang tersedia dan dapat mulai mereka uji tidak lama setelah menyampaikan kebutuhan mereka kepada tim Timemark.

Yang Mereka Sukai dari Timemark

“Timemark telah menyederhanakan proses kami dan memungkinkan tim kami menghabiskan lebih banyak waktu bekerja dengan klien. Integrasi Timemark dengan SharePoint memungkinkan penyimpanan dan pengaturan foto proyek kami dengan lancar tanpa langkah tambahan dari tim kami. Siapa pun dari tim kami dapat mengakses foto yang diambil secara langsung meskipun mereka tidak memiliki akun Timemark. Tim layanan klien kami dapat dengan cepat menindaklanjuti daftar perbaikan, mempercepat proyek, dan meningkatkan kepuasan klien.”

Fitur Favorit: Pengelolaan foto terpusat, penandaan foto, daftar periksa digital