Sederhanakan Dokumentasi Foto Pengiriman dan Inspeksi

Tinjauan Perusahaan

Kreasi Dapur dan Kamar Mandi (KBC) adalah perusahaan lemari dapur dan kamar mandi yang melayani wilayah Atlantik Tengah. Sejak tahun 2003, KBC telah bekerja sama dengan pemilik rumah dan profesional industri, menawarkan lemari stok, semi-kustom, dan khusus, meja, aksesori, layanan desain, pengiriman, dan dukungan pemasangan.

KBC melayani pembangun keluarga tunggal, pembangun multi-keluarga, kontraktor renovasi, perusahaan pengelola apartemen, profesional perdagangan, dan pemilik rumah. Perusahaan ini berfokus pada nilai yang kuat, pengiriman tepat waktu, ide desain praktis, dan solusi lemari yang sesuai dengan anggaran dan kebutuhan fungsional setiap proyek.

Tantangannya

Standar kualitas dan layanan pelanggan KBC yang tinggi menjadikan foto inspeksi sebagai bagian penting dari alur kerja pengiriman. Lemari sering kali dikirimkan sebelum lantai dan pekerjaan lokasi lainnya selesai, yang berarti perdagangan lain dapat memasuki ruangan tersebut setelah KBC keluar. Foto inspeksi membantu KBC menunjukkan apa yang telah dikirimkan, kondisi lemari saat pengiriman, dan kapan pekerjaan tersebut didokumentasikan. Jika kemudian ditemukan kerusakan, KBC memerlukan catatan yang jelas terkait dengan pekerjaan yang tepat dan waktu yang tepat.

Namun, sebelum Timemark, proses dokumentasi tersebut bersifat manual, tersebar, dan sulit dilacak. Tim pengiriman mengambil foto di lokasi, mengirimkannya ke manajer pengiriman, dan manajer mengunggahnya secara manual ke drive bersama. Tim inspeksi mengikuti proses yang berbeda: pemeriksa mengambil foto di ponsel mereka, menyambungkan ponsel ke komputer, mengirimkan foto tersebut melalui email ke rekan kerja, dan kemudian rekan tersebut mengunggahnya. Formulir pemeriksaan juga diisi di atas kertas, kemudian difoto dan dikirim melalui email.

Akibatnya, foto pengiriman, foto pemeriksaan, dan formulir pemeriksaan tersebar di email, WhatsApp, aplikasi perpesanan, telepon, komputer, dan folder bersama. KBC tidak memiliki satu tempat yang konsisten untuk mengumpulkan dan meninjau dokumentasi pengiriman atau inspeksi.

Hal ini mempersulit KBC untuk mempertahankan catatan bukti kondisi yang bersih. Mereka memerlukan cara yang lebih sederhana untuk mengumpulkan foto dari lapangan, menjaga foto tetap terhubung dengan pekerjaan pengiriman atau inspeksi yang tepat, dan menampilkan detail waktu dan tanggal untuk setiap catatan.

Solusinya

Cocok secara praktis untuk alur kerja foto KBC

Zack telah melihat iklan untuk alat manajemen foto lokasi kerja lainnya, namun opsi yang dia ulas terasa lebih dari apa yang dibutuhkan KBC untuk alur kerjanya sehari-hari. Tim mencari solusi terfokus untuk mengambil foto pekerjaan, menyatukan foto kru dengan pekerjaan pengiriman atau inspeksi, dan mengurangi serah terima manual antara lapangan dan kantor.

Timemark menonjol karena lebih cocok dengan kebutuhan itu. Ini memberi KBC cara sederhana namun lengkap untuk mengelola dokumentasi foto, tanpa menambahkan sistem yang berat.

Organisasi foto berbasis proyek

KBC menggunakan proyek Timemark untuk setiap pekerjaan pengiriman dan inspeksi. Hal ini membuat dokumentasi dipisahkan berdasarkan pekerjaan, alih-alih membuat foto tercampur di seluruh rangkaian email, pesan WhatsApp, galeri telepon, dan drive bersama.

KBC juga menyinkronkan proyek Timemark ke folder SharePoint. Hal ini memberi tim catatan cadangan foto proyek tanpa bergantung pada unduhan manual atau file yang diunggah secara manual. Foto diambil dan ditata di Teamspace terlebih dahulu, lalu disinkronkan ke folder SharePoint yang tepat untuk akses jangka panjang.

Bukti pengiriman dengan waktu, tanggal, dan branding perusahaan

KBC menggunakan stempel foto Timemark untuk menambahkan logo perusahaan, waktu, dan tanggal langsung ke foto pekerjaan. Hal ini mengubah setiap foto menjadi catatan yang lebih jelas tentang apa yang diambil dan kapan didokumentasikan.

Tim juga menggunakan catatan foto untuk menyampaikan konteks kepada rekan kerja. Daripada mengirimkan foto lepas dan menjelaskannya secara terpisah dalam rangkaian pesan, catatan tersebut dikirimkan bersama gambar sebagai bagian dari catatan.

Respon cepat terhadap permintaan KBC

Selama wawancara, Zack juga mengemukakan perlunya templat inspeksi bergaya daftar periksa. Untuk tim inspeksi KBC, alur kerja yang ideal akan memungkinkan para pemeriksa mengikuti formulir terstruktur dan melampirkan foto pendukung sebagai bagian dari catatan inspeksi yang sama.

Pada saat wawancara, Daftar Periksa sudah ada dalam peta jalan Timemark, dan masukan dari Zack membantu memperkuat perlunya memprioritaskan hal tersebut. Tiga minggu kemudian, Timemark merilis Daftar Periksa. Alur kerja inspeksi yang dijelaskan Zack dengan cepat berpindah dari permintaan produk ke fitur yang tersedia yang dapat mulai diuji segera setelah menyampaikan kebutuhan mereka dengan tim Timemark.

Apa yang Mereka Sukai Tentang Tanda Waktu

"Timemark telah menyederhanakan proses kami dan memungkinkan tim kami menghabiskan lebih banyak waktu bekerja dengan klien. Integrasi Timemark dengan Sharepoint memungkinkan penyimpanan dan pengorganisasian foto proyek kami tanpa langkah tambahan dari tim kami. Siapa pun di tim kami dapat mengakses foto yang diambil secara real-time bahkan jika mereka tidak memiliki akun Timemark. Tim layanan klien kami dapat dengan cepat mengambil tindakan pada daftar punch, mempercepat proyek dan meningkatkan kepuasan klien. "

Fitur Favorit: Manajemen foto terpusat, penandaan foto, daftar periksa