Simplifique la documentación fotográfica de entrega e inspección

Información de la empresa

Kitchen and Bath Creations (KBC) es una empresa de gabinetes para cocinas y baños que presta servicios en la región del Atlántico Medio. Desde 2003, KBC trabaja con propietarios de viviendas y profesionales del sector, y ofrece gabinetes estándar, semi personalizados y personalizados, cubiertas, accesorios, servicios de diseño, entrega y apoyo para la instalación.

KBC atiende a constructores de viviendas unifamiliares y multifamiliares, contratistas de remodelación, empresas de administración de apartamentos, profesionales de oficios y propietarios de viviendas. La empresa se enfoca en una buena relación calidad-precio, entregas a tiempo, ideas de diseño prácticas y soluciones de gabinetes que se ajustan al presupuesto y las necesidades funcionales de cada proyecto.

Los desafíos

Los altos estándares de calidad y servicio al cliente de KBC hacen que las fotos de inspección sean una parte importante del proceso de entrega. Los gabinetes suelen entregarse antes de que se terminen los pisos y otros trabajos en el sitio, lo que significa que otros oficios pueden entrar al espacio después de que KBC se va. Las fotos de inspección ayudan a KBC a mostrar qué se entregó, en qué estado estaban los gabinetes al momento de la entrega y cuándo se documentó el trabajo. Si se encuentra algún daño más adelante, KBC necesita un registro claro vinculado al trabajo correcto y al momento correcto.

Sin embargo, antes de Timemark, ese proceso de documentación era manual, estaba disperso y era difícil de rastrear. El equipo de entrega tomaba fotos en el sitio, las enviaba a un gerente de entregas y el gerente las cargaba manualmente en una unidad compartida. El equipo de inspección seguía un proceso diferente: los inspectores tomaban fotos con sus teléfonos, conectaban los teléfonos a computadoras, enviaban las fotos por correo electrónico a un colega y luego ese colega las cargaba. Los formularios de inspección también se completaban en papel, luego se fotografiaban y se enviaban por correo electrónico.

Como resultado, las fotos de entrega, las fotos de inspección y los formularios de inspección estaban repartidos entre correo electrónico, WhatsApp, aplicaciones de mensajería, teléfonos, computadoras y carpetas compartidas. KBC no tenía un solo lugar consistente para recopilar y revisar la documentación de entregas o inspecciones.

Esto dificultaba que KBC mantuviera un registro claro como prueba del estado. Necesitaban una forma más sencilla de recopilar fotos desde el campo, mantenerlas vinculadas al trabajo de entrega o inspección correcto y mostrar los datos de hora y fecha de cada registro.

La solución

Una solución práctica para el flujo de trabajo de fotos de KBC

Zack había visto anuncios de otras herramientas de gestión de fotos de obras, pero las opciones que revisó parecían ofrecer más de lo que KBC necesitaba para su flujo de trabajo diario. El equipo buscaba una solución enfocada en tomar fotos de los trabajos, reunir las fotos del equipo por trabajo de entrega o inspección y reducir el traspaso manual entre el campo y la oficina.

Timemark se destacó porque se ajustaba mejor a esa necesidad. Le dio a KBC una forma simple pero completa de gestionar la documentación fotográfica, sin agregar un sistema pesado.

Organización de fotos por proyecto

KBC usa proyectos de Timemark para cada trabajo de entrega e inspección. Esto mantiene la documentación separada por trabajo, en lugar de tener fotos mezcladas entre hilos de correo electrónico, mensajes de WhatsApp, galerías de teléfonos y unidades compartidas.

KBC también sincroniza los proyectos de Timemark con carpetas de SharePoint. Esto le da al equipo un registro de respaldo de las fotos del proyecto sin depender de descargas manuales ni archivos cargados manualmente. Las fotos se toman y organizan primero en Teamspace, y luego se sincronizan con las carpetas correctas de SharePoint para acceso a largo plazo.

Comprobante de entrega con hora, fecha y marca de la empresa

KBC usa la marca de agua de Timemark para agregar el logo de la empresa, la hora y la fecha directamente a las fotos de los trabajos. Esto convierte cada foto en un registro más claro de lo que se tomó y cuándo se documentó.

El equipo también usa notas en las fotos para comunicar el contexto a sus colegas. En lugar de enviar una foto sin contexto y explicarla por separado en un hilo de mensajes, la nota acompaña a la imagen como parte del registro.

Una respuesta rápida a la solicitud de KBC

Durante la entrevista, Zack también mencionó la necesidad de plantillas de inspección tipo lista de verificación. Para el equipo de inspección de KBC, el flujo de trabajo ideal permitiría a los inspectores seguir un formulario estructurado y adjuntar fotos de respaldo como parte del mismo registro de inspección.

En el momento de la entrevista, Lista de verificación ya estaba en la hoja de ruta de Timemark, y los comentarios de Zack ayudaron a reforzar la necesidad de priorizarla. Tres semanas después, Timemark lanzó Lista de verificación. El flujo de trabajo de inspección que describió Zack pasó rápidamente de ser una solicitud de producto a una función disponible que podían empezar a probar poco después de compartir sus necesidades con el equipo de Timemark.

Lo que más les gusta de Timemark

“Timemark ha simplificado nuestros procesos y ha permitido que nuestros equipos dediquen más tiempo a trabajar con los clientes. La integración de Timemark con SharePoint ha permitido guardar y organizar nuestras fotos de proyectos sin problemas y sin pasos adicionales para nuestro equipo. Cualquier persona de nuestro equipo puede acceder a las fotos tomadas en tiempo real, incluso si no tiene una cuenta de Timemark. Nuestro equipo de atención al cliente puede actuar rápidamente sobre las listas de pendientes, acelerando los proyectos y aumentando la satisfacción de los clientes.”

Funciones favoritas: Gestión centralizada de fotos, etiquetado de fotos, lista de verificación