Simplifique la documentación fotográfica de entrega e inspección

Descripción general de la empresa

Kitchen and Bath Creations (KBC) es una empresa de gabinetes de cocina y baño que presta servicios en la región del Atlántico Medio. Desde 2003, KBC ha trabajado con propietarios de viviendas y profesionales de la industria, ofreciendo gabinetes, encimeras, accesorios, servicios de diseño, entrega y soporte de instalación en stock, semipersonalizados y personalizados.

KBC presta servicios a constructores unifamiliares, constructores multifamiliares, contratistas de remodelación, empresas de administración de apartamentos, profesionales comerciales y propietarios de viviendas. La empresa se centra en un gran valor, entregas a tiempo, ideas de diseño prácticas y soluciones de gabinetes que se ajustan al presupuesto y las necesidades funcionales de cada proyecto.

Los desafíos

Los altos estándares de calidad y servicio al cliente de KBC hacen que las fotografías de inspección sean una parte importante del flujo de trabajo de entrega. Los gabinetes a menudo se entregan antes de que se completen los pisos y otros trabajos en el sitio, lo que significa que otros oficios pueden ingresar al espacio después de que KBC se vaya. Las fotografías de inspección ayudan a KBC a mostrar lo que se entregó, en qué condiciones se encontraban los gabinetes en el momento de la entrega y cuándo se documentó el trabajo. Si más tarde se encuentran daños, KBC necesita un registro claro vinculado al trabajo correcto y al momento correcto.

Sin embargo, antes de Timemark, ese proceso de documentación era manual, disperso y difícil de rastrear. El equipo de entrega capturó fotografías en el sitio, las envió a un gerente de entrega y el gerente las cargó manualmente en una unidad compartida. El equipo de inspección siguió un proceso diferente: los inspectores tomaron fotografías en sus teléfonos, conectaron los teléfonos a las computadoras, enviaron las fotos por correo electrónico a un colega y ese colega las subió después. Los formularios de inspección también se completaron en papel, luego se fotografiaron y se enviaron por correo electrónico.

Como resultado, las fotografías de entrega, las fotografías de inspección y los formularios de inspección se distribuyeron por correo electrónico, WhatsApp, aplicaciones de mensajería, teléfonos, computadoras y carpetas compartidas. KBC no tenía un lugar consistente para recolectar y revisar la documentación de entrega o inspección.

Esto hizo que a KBC le resultara más difícil mantener un registro limpio de prueba de condición. Necesitaban una forma más sencilla de recopilar fotografías del campo, mantenerlas conectadas al trabajo de inspección o entrega correcto y mostrar los detalles de fecha y hora de cada registro.

La solución

Una opción práctica para el flujo de trabajo fotográfico de KBC

Zack había visto anuncios de otras herramientas de gestión de fotografías en el lugar de trabajo, pero las opciones que revisó parecían más de lo que KBC necesitaba para su flujo de trabajo diario. El equipo buscaba una solución enfocada para capturar fotografías del trabajo, reunir fotografías del equipo por trabajo de entrega o inspección y reducir la transferencia manual entre el campo y la oficina.

Timemark se destacó porque se adaptaba mejor a esa necesidad. Le dio a KBC una forma simple pero completa de administrar la documentación fotográfica, sin agregar un sistema pesado.

Organización de fotografías basada en proyectos

KBC utiliza proyectos de Timemark para cada trabajo de entrega e inspección. Esto mantiene la documentación separada por trabajo, en lugar de tener fotos mezcladas en hilos de correo electrónico, mensajes de WhatsApp, galerías telefónicas y unidades compartidas.

KBC también sincroniza proyectos de Timemark con carpetas de SharePoint. Esto le brinda al equipo un registro de respaldo de las fotografías del proyecto sin depender de descargas manuales o archivos cargados manualmente. Las fotos se capturan y organizan primero en Teamspace y luego se sincronizan con las carpetas correctas de SharePoint para un acceso a largo plazo.

Comprobante de entrega con hora, fecha y marca de la empresa.

KBC utiliza el sello fotográfico de Timemark para agregar el logotipo de la empresa, la hora y la fecha directamente a las fotos del trabajo. Esto convierte cada fotografía en un registro más claro de lo que se capturó y cuándo se documentó.

El equipo también utiliza notas fotográficas para comunicar el contexto a sus colegas. En lugar de enviar una foto suelta y explicarlo por separado en un hilo de mensajes, la nota viaja con la imagen como parte del registro.

Una respuesta rápida a la solicitud de KBC

Durante la entrevista, Zack también planteó la necesidad de plantillas de inspección estilo lista de verificación. Para el equipo de inspección de KBC, el flujo de trabajo ideal permitiría a los inspectores seguir un formulario estructurado y adjuntar fotografías de respaldo como parte del mismo registro de inspección.

En el momento de la entrevista, Checklist ya estaba en la hoja de ruta de Timemark y los comentarios de Zack ayudaron a reforzar la necesidad de priorizarla. Tres semanas después, Timemark lanzó Checklist. El flujo de trabajo de inspección que Zack describió pasó rápidamente de una solicitud de producto a una función disponible que podían comenzar a probar poco después de compartir sus necesidades con el equipo de Timemark.

Lo que les encanta de Timemark

"Timemark ha simplificado nuestros procesos y ha permitido a nuestros equipos dedicar más tiempo a trabajar con los clientes. La integración de Timemark con Sharepoint ha permitido guardar y organizar sin problemas las fotos de nuestros proyectos sin pasos adicionales por parte de nuestro equipo. Cualquier miembro de nuestro equipo puede acceder a las fotos tomadas en tiempo real incluso si no tienen una cuenta de Timemark. Nuestro equipo de servicios al cliente puede tomar medidas rápidamente en las listas de tareas pendientes, acelerando los proyectos y aumentando la satisfacción del cliente".

Funciones favoritas: Gestión de fotografías centralizada, etiquetado de fotos, lista de verificación