배송 및 검사 사진 문서화 단순화

회사개요

Kitchen and Bath Creations(KBC)는 중부 대서양 지역에 서비스를 제공하는 주방 및 욕실 캐비닛 회사입니다. 2003년부터 KBC는 주택 소유자 및 업계 전문가와 협력하여 재고, 반맞춤형 및 맞춤형 캐비닛, 조리대, 액세서리, 디자인 서비스, 배송 및 설치 지원을 제공해 왔습니다.

KBC는 단독 주택 건축업자, 다세대 건축업자, 리모델링 계약자, 아파트 관리 회사, 무역 전문가 및 주택 소유자에게 서비스를 제공합니다. 이 회사는 강력한 가치, 정시 납품, 실용적인 디자인 아이디어, 각 프로젝트의 예산과 기능적 요구 사항에 맞는 캐비닛 솔루션에 중점을 두고 있습니다.

도전과제

품질과 고객 서비스에 대한 KBC의 높은 기준으로 인해 검사 사진은 배송 작업 흐름의 중요한 부분이 됩니다. 캐비닛은 바닥재 및 기타 현장 작업이 완료되기 전에 배송되는 경우가 많습니다. 이는 KBC가 떠난 후 다른 거래자가 해당 공간에 들어올 수 있음을 의미합니다. 검사 사진은 KBC가 배송된 품목, 배송 당시 캐비닛의 상태, 작업이 문서화된 시기를 보여주는 데 도움이 됩니다. 나중에 피해가 발견되면 KBC는 올바른 작업과 올바른 시점에 연결된 명확한 기록이 필요합니다.

그러나 Timemark 이전에는 문서화 프로세스가 수동으로 이루어졌고 분산되었으며 추적이 어려웠습니다. 배송팀이 현장에서 사진을 찍어 배송 관리자에게 보냈고, 관리자가 수동으로 공유 드라이브에 업로드했습니다. 검사팀은 다른 프로세스를 따랐습니다. 검사관은 휴대폰으로 사진을 찍고 휴대폰을 컴퓨터에 연결한 후 동료에게 사진을 이메일로 보냈고 그 동료는 나중에 해당 사진을 업로드했습니다. 검사 양식도 종이에 작성한 다음 사진을 찍어 이메일로 보냈습니다.

그 결과 배송 사진, 검사 사진, 검사 양식이 이메일, WhatsApp, 메시징 앱, 휴대폰, 컴퓨터 및 공유 폴더에 분산되었습니다. KBC에는 배송 또는 검사 문서를 수집하고 검토할 수 있는 일관된 장소가 없었습니다.

이로 인해 KBC는 깨끗한 상태 증명 기록을 유지하기가 더 어려워졌습니다. 현장에서 사진을 수집하고 이를 올바른 배송 또는 검사 작업에 연결하고 각 기록의 시간 및 날짜 세부 정보를 표시하는 더 간단한 방법이 필요했습니다.

해결책

KBC의 사진 워크플로에 실용적으로 적합

Zack은 다른 작업 현장 사진 관리 도구에 대한 광고를 본 적이 있었지만 그가 검토한 옵션은 KBC의 일상적인 작업 흐름에 필요한 것보다 더 많은 느낌을 받았습니다. 팀은 작업 사진을 캡처하고, 배송 또는 검사 작업별로 직원 사진을 모으고, 현장과 사무실 간의 수동 핸드오프를 줄이기 위한 집중적인 솔루션을 찾고 있었습니다.

타임마크는 해당 요구 사항과 더 밀접하게 일치했기 때문에 눈에 띄었습니다. 이를 통해 KBC는 무거운 시스템을 추가하지 않고도 사진 문서를 관리할 수 있는 간단하면서도 완전한 방법을 제공했습니다.

프로젝트 기반 사진 정리

KBC는 배송 및 검사 작업마다 Timemark 프로젝트를 사용합니다. 이를 통해 이메일 스레드, WhatsApp 메시지, 전화 갤러리 및 공유 드라이브에 사진을 혼합하는 대신 작업별로 문서를 분리하여 보관할 수 있습니다.

KBC는 또한 Timemark 프로젝트를 SharePoint 폴더에 동기화합니다. 이를 통해 팀은 수동으로 다운로드하거나 직접 업로드한 파일에 의존하지 않고도 프로젝트 사진의 백업 기록을 얻을 수 있습니다. 사진은 먼저 Teamspace에서 캡처 및 정리된 다음 장기간 액세스할 수 있도록 올바른 SharePoint 폴더에 동기화됩니다.

시간, 날짜 및 회사 브랜드가 포함된 배송 증명

KBC는 Timemark의 사진 스탬프를 사용하여 회사 로고, 시간 및 날짜를 작업 사진에 직접 추가합니다. 이를 통해 각 사진은 무엇을 캡처했는지, 언제 문서화했는지에 대한 보다 명확한 기록으로 변합니다.

또한 팀에서는 사진 메모를 사용하여 동료들에게 상황을 전달합니다. 헐렁한 사진을 보내어 별도로 메시지 스레드에 설명하는 대신, 메모는 이미지와 함께 기록의 일부로 이동합니다.

KBC의 요청에 대한 빠른 응답

인터뷰 중에 Zack은 체크리스트 스타일 검사 템플릿의 필요성도 제기했습니다. KBC 검사팀의 경우 검사관이 구조화된 양식을 따르고 동일한 검사 기록의 일부로 지원 사진을 첨부할 수 있는 이상적인 워크플로우가 있습니다.

인터뷰 당시 Checklist는 이미 Timemark의 로드맵에 포함되어 있었고 Zack의 피드백은 이를 우선시해야 할 필요성을 강화하는 데 도움이 되었습니다. 3주 후 타임마크는 체크리스트를 출시했습니다. Zack이 설명한 검사 작업 흐름은 제품 요청에서 Timemark 팀과 요구 사항을 공유한 후 바로 테스트를 시작할 수 있는 사용 가능한 기능으로 빠르게 이동했습니다.

타임마크의 장점

"Timemark를 사용하면 프로세스가 간소화되고 팀이 고객과 작업하는 데 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다. Timemark와 Sharepoint의 통합을 통해 팀의 추가 단계 없이 프로젝트 사진을 원활하게 저장하고 구성할 수 있습니다. Timemark 계정이 없더라도 팀 구성원 누구나 실시간으로 촬영한 사진에 액세스할 수 있습니다. 고객 서비스 팀은 펀치 리스트에 대한 조치를 신속하게 취해 프로젝트 속도를 높이고 고객 만족도를 높일 수 있습니다."

좋아하는 기능: 중앙 집중식 사진 관리, 사진 태깅, 체크리스트