تبسيط وثائق التسليم والفحص بالصور

نظرة عامة على الشركة

Kitchen and Bath Creations (KBC) هي شركة لخزائن المطبخ والحمام تخدم منطقة وسط المحيط الأطلسي. منذ عام 2003، عملت KBC مع أصحاب المنازل والمتخصصين في الصناعة، حيث تقدم الخزائن وشبه المخصصة والمخصصة وأسطح العمل والملحقات وخدمات التصميم والتسليم ودعم التثبيت.

تخدم KBC بناة الأسرة الواحدة، وبناة العائلات المتعددة، ومقاولي إعادة التصميم، وشركات إدارة الشقق، والمهنيين التجاريين، وأصحاب المنازل. تركز الشركة على القيمة القوية، والتسليم في الوقت المحدد، وأفكار التصميم العملي، وحلول الخزائن التي تناسب ميزانية كل مشروع واحتياجاته الوظيفية.

التحديات

إن معايير KBC العالية للجودة وخدمة العملاء تجعل صور الفحص جزءًا مهمًا من سير عمل التسليم. غالبًا ما يتم تسليم الخزانات قبل الانتهاء من وضع الأرضيات وأعمال الموقع الأخرى، مما يعني أن الصفقات الأخرى قد تدخل المساحة بعد مغادرة KBC. تساعد صور الفحص شركة KBC في إظهار ما تم تسليمه، وحالة الخزانات عند التسليم، ومتى تم توثيق العمل. إذا تم اكتشاف الضرر لاحقًا، تحتاج KBC إلى سجل واضح مرتبط بالمهمة المناسبة والوقت المناسب.

ومع ذلك، قبل Timemark، كانت عملية التوثيق هذه يدوية ومتناثرة ويصعب تتبعها. التقط فريق التسليم الصور في الموقع، وأرسلها إلى مدير التسليم، وقام المدير بتحميلها يدويًا إلى مساحة تخزين سحابي مشتركة. اتبع فريق التفتيش عملية مختلفة: التقط المفتشون صورًا على هواتفهم، وقاموا بتوصيل الهواتف بأجهزة الكمبيوتر، وأرسلوا الصور عبر البريد الإلكتروني إلى أحد الزملاء، وقام هذا الزميل بتحميلها بعد ذلك. كما تم أيضًا استكمال نماذج التفتيش على الورق، ثم تصويرها وإرسالها عبر البريد الإلكتروني.

ونتيجة لذلك، انتشرت صور التسليم وصور الفحص ونماذج الفحص عبر البريد الإلكتروني وWhatsApp وتطبيقات المراسلة والهواتف وأجهزة الكمبيوتر والمجلدات المشتركة. لم يكن لدى KBC مكان واحد ثابت لجمع ومراجعة وثائق التسليم أو الفحص.

وهذا جعل من الصعب على KBC الاحتفاظ بسجل نظيف لإثبات الحالة. لقد احتاجوا إلى طريقة أبسط لجمع الصور من الميدان، وإبقائهم على اتصال بمهمة التسليم أو الفحص الصحيحة، وإظهار تفاصيل الوقت والتاريخ لكل سجل.

الحل

ملاءمة عملية لسير عمل الصور في KBC

لقد شاهد Zack إعلانات لأدوات أخرى لإدارة الصور في موقع العمل، ولكن الخيارات التي استعرضها كانت أكثر مما تحتاجه KBC لسير العمل اليومي. كان الفريق يبحث عن حل مركّز لالتقاط صور المهام، وجمع صور الطاقم معًا عن طريق مهمة التسليم أو الفحص، وتقليل عملية التسليم اليدوي بين الميدان والمكتب.

لقد برزت Timemark لأنها تتوافق مع تلك الحاجة بشكل أوثق. لقد منح KBC طريقة بسيطة ولكنها كاملة لإدارة توثيق الصور، دون إضافة نظام ثقيل.

تنظيم الصور على أساس المشروع

تستخدم KBC مشاريع Timemark لكل مهمة تسليم وفحص. يؤدي هذا إلى إبقاء الوثائق منفصلة حسب الوظيفة، بدلاً من خلط الصور عبر سلاسل رسائل البريد الإلكتروني ورسائل WhatsApp ومعارض الهاتف ومحركات الأقراص المشتركة.

تقوم KBC أيضًا بمزامنة مشاريع Timemark مع مجلدات SharePoint. وهذا يمنح الفريق سجلاً احتياطيًا لصور المشروع دون الاعتماد على التنزيلات اليدوية أو الملفات المحملة يدويًا. يتم التقاط الصور وتنظيمها في Teamspace أولاً، ثم تتم مزامنتها مع مجلدات SharePoint الصحيحة للوصول إليها على المدى الطويل.

إثبات التسليم بالوقت والتاريخ والعلامة التجارية للشركة

تستخدم KBC ختم الصور الخاص بـ Timemark لإضافة شعار الشركة والوقت والتاريخ مباشرة إلى صور الوظيفة. وهذا يحول كل صورة إلى سجل أوضح لما تم التقاطه ومتى تم توثيقه.

يستخدم الفريق أيضًا الملاحظات المصورة لتوصيل السياق إلى الزملاء. بدلاً من إرسال صورة فضفاضة وشرحها بشكل منفصل في سلسلة رسائل، تنتقل الملاحظة مع الصورة كجزء من السجل.

استجابة سريعة لطلب KBC

خلال المقابلة، أثار زاك أيضًا الحاجة إلى نماذج فحص على شكل قائمة مرجعية. بالنسبة لفريق التفتيش في KBC، فإن سير العمل المثالي سيسمح للمفتشين باتباع نموذج منظم وإرفاق الصور الداعمة كجزء من نفس سجل التفتيش.

في وقت المقابلة، كانت Checklist مدرجة بالفعل في خريطة طريق Timemark، وساعدت تعليقات Zack في تعزيز الحاجة إلى تحديد أولوياتها. بعد ثلاثة أسابيع، أصدرت Timemark قائمة مرجعية. انتقل سير عمل الفحص الذي وصفه Zack بسرعة من طلب منتج إلى ميزة متاحة يمكنهم البدء في اختبارها بعد وقت قصير من مشاركة احتياجاتهم مع فريق Timemark.

ما يحبونه حول Timemark

"لقد قامت Timemark بتبسيط عملياتنا وسمحت لفرقنا بقضاء المزيد من الوقت في العمل مع العملاء. وقد أتاح تكامل Timemark مع Sharepoint حفظ صور مشروعنا وتنظيمها بسلاسة دون اتخاذ خطوات إضافية من فريقنا. ويمكن لأي شخص من فريقنا الوصول إلى الصور الملتقطة في الوقت الفعلي حتى لو لم يكن لديه حساب Timemark. ويمكن لفريق خدمة العملاء لدينا اتخاذ إجراءات سريعة بشأن القوائم المحذوفة، وتسريع المشاريع وزيادة رضا العملاء. "

الميزات المفضلة: إدارة الصور المركزية, وضع علامات على الصور, قائمة مرجعية