تبسيط توثيق صور التسليم والفحص

نبذة عن الشركة

Kitchen and Bath Creations (KBC) هي شركة لخزائن المطابخ والحمامات تخدم منطقة وسط المحيط الأطلسي. منذ عام 2003، تعمل KBC مع أصحاب المنازل والمتخصصين في المجال، وتقدم خزائن جاهزة وشبه مخصصة ومخصصة، وأسطح عمل، وإكسسوارات، وخدمات تصميم، ودعمًا في التوصيل والتركيب.

تخدم KBC شركات بناء المنازل الفردية، وشركات بناء المساكن متعددة الوحدات، ومقاولي التجديد، وشركات إدارة الشقق، والمتخصصين في المجال، وأصحاب المنازل. تركز الشركة على القيمة الجيدة، والتسليم في الوقت المحدد، وأفكار التصميم العملية، وحلول الخزائن التي تناسب ميزانية كل مشروع واحتياجاته العملية.

التحديات

تجعل معايير KBC العالية للجودة وخدمة العملاء صور الفحص جزءًا مهمًا من إجراءات التسليم. غالبًا ما تُسلَّم الخزائن قبل اكتمال الأرضيات وأعمال الموقع الأخرى، ما يعني أن فرق عمل أخرى قد تدخل المكان بعد مغادرة KBC. تساعد صور الفحص KBC على إظهار ما تم تسليمه، وحالة الخزائن عند التسليم، ووقت توثيق العمل. وإذا اكتُشف ضرر لاحقًا، تحتاج KBC إلى سجل واضح مرتبط بالعمل الصحيح والوقت الصحيح.

لكن قبل Timemark، كانت عملية التوثيق هذه يدوية وموزعة ويصعب تتبعها. كان فريق التسليم يلتقط الصور في الموقع ويرسلها إلى مدير التسليم، ثم يرفعها المدير يدويًا إلى مساحة تخزين مشتركة. وكان فريق الفحص يتبع عملية مختلفة: يلتقط المفتشون الصور بهواتفهم، ويوصلون الهواتف بأجهزة الكمبيوتر، ويرسلون الصور بالبريد الإلكتروني إلى زميل، ثم يرفعها ذلك الزميل لاحقًا. وكانت نماذج الفحص تُستكمل أيضًا على الورق، ثم تُصوَّر وتُرسل بالبريد الإلكتروني.

ونتيجة لذلك، كانت صور التسليم وصور الفحص ونماذج الفحص موزعة بين البريد الإلكتروني وWhatsApp وتطبيقات المراسلة والهواتف وأجهزة الكمبيوتر والمجلدات المشتركة. لم يكن لدى KBC مكان واحد ثابت لجمع وثائق التسليم أو الفحص ومراجعتها.

جعل ذلك من الصعب على KBC الاحتفاظ بسجل واضح يثبت الحالة. كانوا يحتاجون إلى طريقة أبسط لجمع الصور من الميدان، وإبقائها مرتبطة بعمل التسليم أو الفحص الصحيح، وإظهار تفاصيل الوقت والتاريخ لكل سجل.

الحل

حل عملي يناسب إجراءات الصور في KBC

كان Zack قد شاهد إعلانات لأدوات أخرى لإدارة صور مواقع العمل، لكن الخيارات التي راجعها بدت أكثر مما تحتاجه KBC لإجراءاتها اليومية. كان الفريق يبحث عن حل مركز لالتقاط صور العمل، وجمع صور الفريق حسب عمل التسليم أو الفحص، وتقليل النقل اليدوي بين الميدان والمكتب.

تميز Timemark لأنه كان يلبي هذه الحاجة بشكل أقرب. فقد وفر لـ KBC طريقة بسيطة ومتكاملة لإدارة توثيق الصور، دون إضافة نظام معقد.

تنظيم الصور حسب المشروع

تستخدم KBC مشاريع Timemark لكل عمل تسليم وفحص. وهذا يحافظ على فصل الوثائق حسب العمل، بدلًا من اختلاط الصور بين سلاسل البريد الإلكتروني ورسائل WhatsApp ومعارض الصور في الهواتف ومساحات التخزين المشتركة.

تزامن KBC أيضًا مشاريع Timemark مع مجلدات SharePoint. وهذا يمنح الفريق سجلًا احتياطيًا لصور المشروع دون الاعتماد على التنزيلات اليدوية أو الملفات التي تُرفع يدويًا. تُلتقط الصور وتُنظم في Teamspace أولًا، ثم تُزامن مع مجلدات SharePoint الصحيحة للوصول إليها على المدى الطويل.

إثبات التسليم بالوقت والتاريخ وعلامة الشركة التجارية

تستخدم KBC علامة مائية في Timemark لإضافة شعار الشركة والوقت والتاريخ مباشرة إلى صور العمل. وهذا يحول كل صورة إلى سجل أوضح لما تم التقاطه ووقت توثيقه.

يستخدم الفريق أيضًا ملاحظات الصور لشرح السياق للزملاء. فبدلًا من إرسال صورة منفصلة وشرحها بشكل منفصل في سلسلة رسائل، تنتقل الملاحظة مع الصورة كجزء من السجل.

استجابة سريعة لطلب KBC

خلال المقابلة، طرح Zack أيضًا الحاجة إلى قوالب فحص بأسلوب قائمة المراجعة. بالنسبة إلى فريق الفحص في KBC، كانت إجراءات العمل المثالية ستسمح للمفتشين باتباع نموذج منظم وإرفاق الصور الداعمة كجزء من سجل الفحص نفسه.

في وقت المقابلة، كانت قائمة المراجعة الرقمية موجودة بالفعل على خارطة طريق Timemark، وساعدت ملاحظات Zack في تأكيد الحاجة إلى إعطائها الأولوية. وبعد ثلاثة أسابيع، أطلق Timemark قائمة المراجعة الرقمية. وانتقلت إجراءات الفحص التي وصفها Zack بسرعة من طلب ميزة إلى ميزة متاحة يمكنهم بدء اختبارها بعد وقت قصير من مشاركة احتياجاتهم مع فريق Timemark.

ما يحبونه في Timemark

«سهّل Timemark إجراءاتنا وأتاح لفرقنا قضاء وقت أكبر في العمل مع العملاء. وقد أتاح تكامل Timemark مع SharePoint حفظ صور مشاريعنا وتنظيمها بسهولة دون خطوات إضافية من فريقنا. يمكن لأي شخص من فريقنا الوصول إلى الصور الملتقطة في الوقت الفعلي حتى لو لم يكن لديه حساب Timemark. ويمكن لفريق خدمات العملاء لدينا اتخاذ إجراء سريع بشأن قوائم الملاحظات، مما يسرّع المشاريع ويرفع رضا العملاء.»

الميزات المفضلة: إدارة الصور في مكان واحد، وضع علامات على الصور، قائمة المراجعة الرقمية