Fotodokumentation ausbauen ohne steigende Kosten

Unternehmensüberblick

Inkwell Emergency Response bietet rund um die Uhr Sanierungsdienste bei Schäden durch Feuer, Wasser, Schimmel und Asbest. Das Team handelt schnell, um Probleme einzudämmen, Gefahren zu beseitigen und Häuser und Unternehmen wieder in den Normalzustand zu bringen.

Die Fotodokumentation ist ein wichtiger Teil ihrer Arbeit. Die Mitarbeitenden im Außendienst machen bei jedem Auftrag Fotos vor Ort, die später in Berichten für Schadensregulierer und Kunden genutzt werden. So bleibt ihr Ablauf klar, einheitlich und nachvollziehbar, besonders bei den Hunderten von Projekten, die sie jeden Monat bearbeiten.

Die Herausforderung

An die Grenzen gestoßen

Inkwell bearbeitet jeden Monat 100-200 Notfalleinsätze. Für jeden sind schnelle, genaue Fotodokumentationen nötig, und jeder Mitarbeitende im Außendienst erstellt täglich mehr als 10 PDF-Berichte.

Doch ihr vorheriges System ließ sich nur schwer erweitern. „Das Kostenmodell ist nicht skalierbar“, sagte Dustin, Betriebsleiter. Es war teuer, weitere Nutzer hinzuzufügen. Die Oberfläche wirkte überladen.

Sie brauchten etwas Einfaches:

Ein übersichtliches, leicht zu bedienendes Werkzeug zum Aufnehmen, Beschriften und Organisieren von Fotos vor Ort
Die Möglichkeit, professionelle PDF-Berichte für Kunden zu erstellen
Einen Preis, der nicht stark anstieg, wenn das Team größer wurde

Die Lösung

Einfache Einrichtung. Von Anfang an organisiert.

Dustin stellte das Team auf Timemark um. Er richtete einen Teamspace ein und erstellte für jeden Auftrag einen Projektordner. Wenn Techniker jetzt ein Foto machen, landet es ohne weitere Schritte im richtigen Ordner.

„Der Preis war sinnvoll“, sagte Dustin. „Wir konnten unser ganzes Team darauf umstellen, ohne uns Sorgen zu machen.“

Die Ansicht nebeneinander mit Fotos links und allen Details rechts entsprach bereits den Erwartungen der Kunden. Timemark arbeitete auch direkt mit Dustin zusammen, um die Plattform weiterzuentwickeln. Auf Grundlage seines Feedbacks fügte das Team neue Optionen für die Berichtsgestaltung hinzu, darunter ein anpassbares Titelblatt und Kopfzeilen mit Firmenlogo.

Da jeden Monat 100 bis 200 Projekte hinzukamen, brauchte Inkwell auch einen schnelleren Weg, frühere Arbeiten zu finden. Timemark entwickelte gemeinsam mit dem Team eine intelligente Suchfunktion, die Fotos nach Projektname oder Daten im Foto-Wasserzeichen filtert. So finden Nutzer im Außendienst und im Büro schnell, was sie brauchen.

Die Ergebnisse

Alles an einem Ort
Fotos werden automatisch gesammelt und dem richtigen Projekt zugeordnet. Berichte sind schneller fertig, und alles sieht übersichtlicher aus.

Niedrigere Kosten, keine Abstriche
Durch den Wechsel zu Timemark senkte Inkwell die Lizenzkosten und kann gleichzeitig mehr Nutzer unterstützen. Das 30-köpfige Team arbeitet jetzt reibungslos, ohne dass das Budget belastet wird.

Intelligente Suche
Bei 100-200 neuen Projekten im Monat war langes Durchsuchen keine Option. Dank Dustins Feedback kann das Team jetzt nach Projektname oder sogar nach dem suchen, was im Foto-Wasserzeichen steht. Das spart jeden Tag Zeit.

Direktes Feedback, echte Wirkung
Dustins Feedback prägte direkt die Verbesserungen von Timemark bei Berichten und der Suche. Die Zusammenarbeit half dabei, eine Plattform zu entwickeln, die zu den täglichen Anforderungen von Inkwell passt und auch die Nutzung für andere Teams mit Timemark verbessert.

Was sie an Timemark besonders mögen

„Timemark bietet uns eine skalierbare, kostengünstige Lösung, um Fotos für über 100 monatliche Projekte zu verwalten und jeden Tag mehr als 10 PDF-Berichte zu erstellen. Die Zusammenarbeit mit dem Produktteam ist großartig. Es reagiert schnell und hilft uns immer gern dabei, unsere Arbeitsweise zu verbessern.“

Lieblingsfunktionen: Zentrale Fotoverwaltung, PDF-Berichte erstellen