Amplie a documentação de fotos sem aumentar os custos

Visão geral da empresa

A Inkwell Emergency Response oferece serviços de restauração 24 horas por dia, 7 dias por semana, para danos causados por incêndio, água, mofo e amianto. Ela age rápido para conter os problemas, eliminar riscos e fazer casas e empresas voltarem ao normal.

A documentação fotográfica é uma parte importante do trabalho da empresa. Os técnicos de campo tiram fotos do local em cada serviço, que depois são usadas em relatórios para avaliadores de seguros e clientes. Isso mantém o processo claro, consistente e com responsabilidades claras, especialmente nas centenas de projetos que a empresa atende todos os meses.

O desafio

Chegando ao limite com o crescimento

A Inkwell atende de 100 a 200 serviços emergenciais todos os meses. Cada um precisa de documentação fotográfica rápida e precisa, e cada trabalhador de campo produz mais de 10 relatórios em PDF por dia.

Mas o sistema anterior tinha dificuldade para acompanhar o crescimento. “A estrutura de custos não acompanhava o crescimento”, disse Dustin, Gerente de Operações. Era caro adicionar usuários. A interface parecia cheia de recursos desnecessários.

O que eles precisavam era simples:

• Uma ferramenta limpa e fácil de usar para tirar, identificar e organizar fotos de campo
• A capacidade de gerar relatórios em PDF bem apresentados para os clientes
• Um preço que não aumentasse muito conforme a equipe crescia

A solução

Configuração fácil. Organização desde o primeiro dia.

Dustin mudou a equipe para a Timemark. Ele configurou um Teamspace e criou uma pasta de projeto para cada serviço. Agora, quando os técnicos tiram uma foto, ela vai para a pasta certa sem etapas extras.

“O preço fazia sentido”, disse Dustin. “Podíamos colocar toda a equipe sem preocupação.”

O layout lado a lado, com as fotos à esquerda e o contexto completo à direita, já correspondia ao que os clientes esperavam. A Timemark também trabalhou diretamente com Dustin para melhorar a plataforma. Com base no feedback dele, a equipe adicionou novas opções de layout de relatórios, incluindo uma capa personalizável e cabeçalhos com a marca.

Com 100 a 200 projetos adicionados todos os meses, a Inkwell também precisava de uma forma mais rápida de localizar trabalhos antigos. A Timemark colaborou com a equipe para criar uma função de busca inteligente que filtra fotos por nome do projeto ou dados marcados na foto, ajudando usuários de campo e do escritório a encontrar rápido o que precisam.

Os resultados

Tudo em um só lugar
As fotos são reunidas e organizadas automaticamente no projeto certo. Os relatórios ficam prontos mais rápido, e tudo fica mais organizado.

Custos menores, sem abrir mão de nada
Ao mudar para a Timemark, a Inkwell reduziu os custos de licenças enquanto atendia mais usuários. Sua equipe de 30 pessoas agora trabalha sem problemas, sem pressão no orçamento.

Busca inteligente
Com 100 a 200 novos projetos por mês, ficar rolando a tela não era uma opção. Graças ao feedback de Dustin, a equipe agora pode buscar pelo nome do projeto ou até pelo que está marcado na foto. Isso economiza tempo todos os dias.

Feedback direto, impacto real
O feedback de Dustin ajudou diretamente a melhorar os relatórios e a busca da Timemark. A colaboração ajudou a criar uma plataforma que atende às necessidades diárias da Inkwell e também melhora a experiência de outras equipes que usam a Timemark.

Do que eles mais gostam na Timemark

“A Timemark nos oferece uma solução escalável e com bom custo-benefício para gerenciar fotos em mais de 100 projetos mensais e gerar mais de 10 relatórios em PDF por dia. É ótimo trabalhar com a equipe de produto deles. Eles respondem rápido e estão sempre dispostos a nos ajudar a melhorar a forma como trabalhamos.”

Recursos favoritos: Gerenciamento centralizado de fotos, geração de relatórios em PDF