Perluas Dokumentasi Foto Tanpa Menambah Biaya

Profil Perusahaan

Inkwell Emergency Response menyediakan layanan pemulihan 24/7 untuk kerusakan akibat kebakaran, air, jamur, dan asbes. Mereka bergerak cepat untuk mengendalikan masalah, membersihkan bahaya, dan mengembalikan rumah serta bisnis seperti semula.

Dokumentasi foto adalah bagian penting dari alur kerja mereka. Teknisi lapangan mengambil foto lokasi di setiap pekerjaan, yang kemudian digunakan dalam laporan untuk penilai klaim dan klien. Hal ini membuat proses mereka jelas, konsisten, dan dapat dipertanggungjawabkan, terutama pada ratusan proyek yang mereka tangani setiap bulan.

Tantangan

Sistem Lama Tak Mampu Mengimbangi Pertumbuhan

Inkwell menangani 100-200 pekerjaan darurat setiap bulan. Setiap pekerjaan membutuhkan dokumentasi foto yang cepat dan akurat, dan setiap pekerja lapangan membuat lebih dari 10 laporan PDF per hari.

Namun, sistem mereka sebelumnya kesulitan mengikuti pertumbuhan. “Struktur biayanya tidak bisa mengikuti pertumbuhan,” kata Dustin, Manajer Operasional. Menambahkan pengguna memerlukan biaya besar. Antarmukanya terasa terlalu rumit.

Yang mereka butuhkan sederhana:

Alat yang rapi dan mudah digunakan untuk mengambil, memberi label, dan mengatur foto lapangan
Kemampuan untuk membuat laporan PDF yang profesional untuk klien
Harga yang tidak melonjak saat tim bertambah besar

Solusi

Mudah Diatur. Foto Rapi Sejak Hari Pertama.

Dustin memindahkan tim ke Timemark. Ia menyiapkan Teamspace dan membuat satu folder proyek untuk setiap pekerjaan. Kini saat teknisi mengambil foto, foto tersebut langsung masuk ke folder yang tepat tanpa langkah tambahan.

“Harganya masuk akal,” kata Dustin. “Kami bisa memasukkan seluruh tim tanpa khawatir.”

Tampilan berdampingan dengan foto di kiri dan informasi lengkap di kanan sudah sesuai dengan yang diharapkan klien. Timemark juga bekerja langsung dengan Dustin untuk menyempurnakan platform. Berdasarkan masukannya, tim menambahkan pilihan tata letak laporan baru, termasuk halaman judul yang dapat disesuaikan dan header bermerek.

Dengan 100 hingga 200 proyek yang ditambahkan setiap bulan, Inkwell juga membutuhkan cara yang lebih cepat untuk menemukan pekerjaan terdahulu. Timemark bekerja sama dengan tim untuk merancang fungsi pencarian cerdas yang menyaring foto berdasarkan nama proyek atau data pada tanda air, sehingga pengguna lapangan dan kantor dapat menemukan yang mereka butuhkan dengan cepat.

Hasil

Semuanya di Satu Tempat
Foto dikumpulkan dan diatur secara otomatis ke proyek yang tepat. Laporan selesai lebih cepat, dan semuanya terlihat lebih rapi.

Biaya Lebih Rendah, Tanpa Kompromi
Dengan beralih ke Timemark, Inkwell menurunkan biaya lisensi sambil mendukung lebih banyak pengguna. Tim mereka yang beranggotakan 30 orang kini bekerja lancar tanpa kendala anggaran.

Pencarian Cerdas
Dengan 100-200 proyek baru setiap bulan, mencari dengan menggulir bukan pilihan. Berkat masukan Dustin, tim kini dapat mencari berdasarkan nama proyek atau bahkan informasi yang tercetak pada foto. Ini menghemat waktu setiap hari.

Masukan Langsung, Dampak Nyata
Masukan Dustin secara langsung membentuk peningkatan Timemark pada laporan dan pencarian. Kerja sama ini membantu membangun platform yang sesuai dengan kebutuhan harian Inkwell dan juga meningkatkan pengalaman tim lain yang menggunakan Timemark.

Yang Mereka Sukai dari Timemark

“Timemark memberi kami solusi yang dapat berkembang dengan biaya yang efektif untuk mengelola foto di lebih dari 100 proyek setiap bulan dan membuat lebih dari 10 laporan PDF setiap hari. Tim produk mereka sangat baik untuk diajak bekerja sama. Mereka cepat merespons dan selalu bersedia membantu kami meningkatkan cara kerja kami.”

Fitur Favorit: Pengelolaan foto terpusat, pembuatan laporan PDF