Amplíe la documentación fotográfica sin aumentar costos

Información de la empresa

Inkwell Emergency Response ofrece servicios de restauración las 24 horas, todos los días, por daños de incendios, agua, moho y asbesto. Actúan rápido para contener los problemas, limpiar los riesgos y devolver las viviendas y los negocios a la normalidad.

La documentación con fotos es una parte importante de su flujo de trabajo. Los técnicos de campo toman fotos del sitio durante cada trabajo, que luego se usan en informes para ajustadores y clientes. Esto mantiene su proceso claro, uniforme y verificable, especialmente en los cientos de proyectos que manejan cada mes.

El desafío

Llegar al límite al crecer

Inkwell maneja entre 100 y 200 trabajos de emergencia cada mes. Cada uno necesita documentación rápida y precisa con fotos, y cada trabajador de campo genera más de 10 informes PDF al día.

Pero su sistema anterior tenía dificultades para crecer. “El modelo de costos no es escalable”, dijo Dustin, gerente de Operaciones. Era caro agregar usuarios. La interfaz se sentía recargada.

Lo que necesitaban era simple:

Una herramienta clara y fácil de usar para tomar, etiquetar y organizar fotos de campo
La posibilidad de generar informes PDF bien presentados para los clientes
Un precio que no aumentara mucho a medida que el equipo creciera

La solución

Configuración fácil. Organizado desde el primer día.

Dustin cambió al equipo a Timemark. Configuró un Teamspace y creó una carpeta de proyecto para cada trabajo. Ahora, cuando los técnicos toman una foto, llega a la carpeta correcta sin pasos adicionales.

“El precio tenía sentido”, dijo Dustin. “Podíamos incluir a todo el equipo sin preocuparnos”.

El diseño lado a lado, con las fotos a la izquierda y todo el contexto a la derecha, ya coincidía con lo que los clientes esperaban. Timemark también trabajó directamente con Dustin para mejorar la plataforma. Según sus comentarios, el equipo agregó nuevas opciones de diseño de informes, incluida una página de título personalizable y encabezados con la marca.

Con entre 100 y 200 proyectos agregados cada mes, Inkwell también necesitaba una forma más rápida de encontrar trabajos anteriores. Timemark colaboró con el equipo para diseñar una función de búsqueda inteligente que filtra las fotos por nombre del proyecto o datos impresos en la foto, lo que ayuda a los usuarios de campo y de oficina a encontrar rápido lo que necesitan.

Los resultados

Todo en un solo lugar
Las fotos se recopilan y organizan automáticamente en el proyecto correcto. Los informes se completan más rápido y todo se ve más limpio.

Menor costo, sin renunciar a nada
Al cambiar a Timemark, Inkwell redujo los costos de licencias mientras daba soporte a más usuarios. Su equipo de 30 personas ahora trabaja sin problemas y sin presiones en el presupuesto.

Búsqueda inteligente
Con entre 100 y 200 proyectos nuevos cada mes, desplazarse por la lista no era una opción. Gracias a los comentarios de Dustin, el equipo ahora puede buscar por nombre del proyecto o incluso por lo que está impreso en la foto. Esto ahorra tiempo todos los días.

Comentarios directos, impacto real
Los comentarios de Dustin ayudaron directamente a mejorar los informes y la búsqueda de Timemark. La colaboración ayudó a crear una plataforma que se adapta a las necesidades diarias de Inkwell y también mejora la experiencia de otros equipos que usan Timemark.

Lo que más les gusta de Timemark

“Timemark nos ofrece una solución escalable y rentable para gestionar fotos en más de 100 proyectos mensuales y generar más de 10 informes PDF cada día. Ha sido excelente trabajar con su equipo de producto. Responden rápido y siempre están dispuestos a ayudarnos a mejorar nuestra forma de trabajar”.

Funciones favoritas: Gestión centralizada de fotos, generación de informes PDF