Mở rộng hồ sơ ảnh mà không tăng chi phí

Tổng quan về công ty

Inkwell Emergency Response cung cấp dịch vụ khắc phục thiệt hại do cháy, nước, nấm mốc và amiăng 24/7. Họ xử lý nhanh để kiểm soát sự cố, dọn dẹp các nguy cơ và đưa nhà ở, cơ sở kinh doanh trở lại bình thường.

Tài liệu ảnh là một phần quan trọng trong quy trình làm việc của họ. Kỹ thuật viên hiện trường chụp ảnh tại công trình trong mỗi công việc, sau đó dùng trong báo cáo cho giám định viên và khách hàng. Việc này giúp quy trình của họ rõ ràng, nhất quán và có trách nhiệm, nhất là với hàng trăm dự án họ xử lý mỗi tháng.

Thách thức

Hệ thống cũ không theo kịp khi quy mô tăng

Inkwell xử lý 100-200 công việc khẩn cấp mỗi tháng. Mỗi công việc cần tài liệu ảnh nhanh và chính xác, đồng thời mỗi nhân viên hiện trường tạo hơn 10 báo cáo PDF mỗi ngày.

Nhưng hệ thống trước đây của họ gặp khó khăn khi mở rộng. Dustin, Quản lý vận hành, cho biết: “Cách tính chi phí không thể mở rộng theo quy mô.” Việc thêm người dùng rất tốn kém. Giao diện cũng quá rườm rà.

Điều họ cần rất đơn giản:

• Một công cụ gọn gàng, dễ dùng để chụp, gắn nhãn và sắp xếp ảnh hiện trường
• Khả năng tạo báo cáo PDF chuyên nghiệp cho khách hàng
• Mức giá không tăng vọt khi đội ngũ phát triển

Giải pháp

Thiết lập dễ dàng. Ảnh được sắp xếp ngay từ ngày đầu.

Dustin chuyển cả đội sang dùng Timemark. Anh thiết lập một Teamspace và tạo một thư mục dự án cho mỗi công việc. Giờ đây, khi kỹ thuật viên chụp ảnh, ảnh sẽ vào đúng thư mục mà không cần thêm bước nào.

Dustin cho biết: “Mức giá hợp lý. Chúng tôi có thể đưa cả đội lên dùng mà không phải lo lắng.”

Bố cục song song với ảnh ở bên trái và đầy đủ thông tin ở bên phải đã phù hợp với điều khách hàng mong đợi. Timemark cũng làm việc trực tiếp với Dustin để hoàn thiện nền tảng. Dựa trên góp ý của anh, đội ngũ đã thêm các tùy chọn bố cục báo cáo mới, gồm trang bìa có thể tùy chỉnh và phần đầu trang mang thương hiệu.

Với 100 đến 200 dự án được thêm mỗi tháng, Inkwell cũng cần cách nhanh hơn để tìm lại công việc trước đây. Timemark đã phối hợp với đội ngũ để thiết kế chức năng tìm kiếm thông minh, giúp lọc ảnh theo tên dự án hoặc dữ liệu được đóng dấu, để người dùng ở hiện trường và văn phòng nhanh chóng tìm được thứ họ cần.

Kết quả

Mọi thứ ở một nơi
Ảnh được tự động thu thập và sắp xếp vào đúng dự án. Báo cáo hoàn thành nhanh hơn và mọi thứ trông gọn gàng hơn.

Chi phí thấp hơn, không phải đánh đổi chất lượng hay tính năng
Khi chuyển sang Timemark, Inkwell đã giảm chi phí bản quyền trong khi hỗ trợ nhiều người dùng hơn. Đội ngũ 30 người của họ hiện vận hành trơn tru mà không bị vướng về ngân sách.

Tìm kiếm thông minh
Với 100-200 dự án mới mỗi tháng, không thể chỉ cuộn để tìm. Nhờ góp ý của Dustin, giờ đây đội ngũ có thể tìm theo tên dự án hoặc cả thông tin được đóng dấu trên ảnh. Điều này giúp tiết kiệm thời gian mỗi ngày.

Góp ý trực tiếp, tạo khác biệt thực sự
Góp ý của Dustin đã trực tiếp định hình các cải tiến của Timemark về báo cáo và tìm kiếm. Sự hợp tác này đã giúp xây dựng một nền tảng phù hợp với nhu cầu hằng ngày của Inkwell, đồng thời cải thiện trải nghiệm cho các đội ngũ khác dùng Timemark.

Điều họ yêu thích ở Timemark

“Timemark mang đến cho chúng tôi một giải pháp có thể mở rộng, hợp lý về chi phí để quản lý ảnh cho hơn 100 dự án mỗi tháng và tạo hơn 10 báo cáo PDF mỗi ngày. Đội ngũ sản phẩm của họ làm việc rất tốt. Họ phản hồi nhanh và luôn sẵn sàng giúp chúng tôi cải thiện cách làm việc.”

Tính năng yêu thích: Quản lý ảnh tập trung, tạo báo cáo PDF