Máy chấm công hay app chấm công: Chọn theo nơi làm
Elvis
Đội ở văn phòng thì chấm công khá dễ. Nhưng thợ đang ở công trình, nhân viên giao hàng hoặc đội sửa máy lại không đi qua văn phòng mỗi ngày. Nếu bắt họ quay về chỉ để chấm công, doanh nghiệp mất thời gian làm việc. Vì vậy, nơi nhân viên bắt đầu ca nên là yếu tố đầu tiên khi chọn cách chấm công.
Ba cách chấm công phổ biến
Máy, điện thoại và giấy hoặc Excel đều có chỗ dùng phù hợp. Không có cách nào tốt cho mọi đội.
- Máy chấm công. Hợp với nhân viên làm tại một địa điểm cố định. Điểm cần cân nhắc: phải đến đúng nơi đặt máy.
- App chấm công. Hợp với nhân viên đi công trình, giao hàng, sửa chữa hoặc tuần tra nhiều nơi. Điểm cần cân nhắc: cần cách kiểm tra thời gian và vị trí.
- Giấy hoặc Excel. Hợp với đội nhỏ, lịch làm đơn giản, có người ghi và kiểm tra. Điểm cần cân nhắc: nhập tay nhiều, khó tổng hợp khi đội làm nhiều nơi.
Khi nào nên giữ máy chấm công
Nếu công ty chỉ có một cửa hàng, kho hoặc xưởng, máy chấm công vẫn là lựa chọn hợp lý. Nhân viên đến cùng một nơi và đi qua máy vào đầu ca.
Nếu máy đã lắp sẵn và quy trình đang chạy ổn, không nhất thiết phải đổi. Máy chấm công vân tay hoặc máy chấm công khuôn mặt tạo một điểm ghi nhận cố định, dễ hiểu với đội làm tại chỗ.
Khi nào giấy hoặc Excel vẫn đủ dùng
Giấy hoặc Excel hợp với đội ít người, lịch làm không thay đổi nhiều. Một quản lý có thể ghi giờ rồi nhập lại vào bảng chấm công.
Cách này bắt đầu khó khi nhân viên tách ra nhiều địa điểm. Người quản lý phải chờ tin nhắn, gọi hỏi hoặc gom nhiều tờ giấy trước khi tính giờ.
Khi nào điện thoại hợp hơn
Ứng dụng chấm công trên điện thoại hợp với người không làm cố định tại văn phòng. Họ có thể ghi nhận ca tại công trình, nhà khách, điểm giao hàng hoặc nơi sửa máy.
Mỗi người dùng điện thoại của mình. Doanh nghiệp không phải mua máy, phát thẻ hay lắp thiết bị đầu cuối. Đây là điểm khác biệt chính của một app chấm công so với máy đặt tại cửa ra vào.
Hai chi phí dễ bị bỏ qua của máy chấm công
Cách tính phụ thuộc vào nhà cung cấp máy
Máy và phần mềm chấm công đi kèm thường do cùng một nhà cung cấp quản lý. Khi doanh nghiệp cần thêm tính năng hoặc muốn đổi cách tính giờ, việc đó phụ thuộc vào họ.
Nếu phần mềm không có cách tính cần dùng, công ty khó tự thay đổi. Có thể phải tiếp tục làm thêm trên Excel hoặc đổi cả hệ thống.
Điều này không có nghĩa máy chấm công là lựa chọn kém. Nó chỉ có nghĩa doanh nghiệp nên kiểm tra trước phần mềm đi kèm có hợp với cách tính công hiện tại hay không.
Máy chỉ làm việc tại nơi được lắp
Một máy chấm công vân tay hoặc máy chấm công khuôn mặt chỉ ghi nhận người đang đứng trước máy. Nó phù hợp với một điểm làm việc cố định.
Nhưng thợ sửa chữa đang ở nhà khách không đi qua máy. Nhân viên giao hàng cũng không nên quay lại văn phòng giữa tuyến đường. Với đội tuần tra nhiều điểm, mỗi nơi có thể lại cần một thiết bị.
Lúc đó, thời gian đi về chỉ để tạo bản ghi chấm công trở thành thời gian không làm việc.
Điện thoại bỏ được thiết bị, nhưng phải giải quyết chuyện tin cậy
Điểm yếu thật sự của chấm công online là niềm tin. Nhân viên có chấm từ nhà không. Họ có đổi giờ trên điện thoại hoặc dùng vị trí giả không.
Đây là chỗ Timemark xử lý bằng ảnh có thời gian và vị trí. Trong ứng dụng, nhân viên mở tính năng Chấm công, nhấn Vào ca rồi chụp ảnh. Cuối ca, họ nhấn Tan ca, chụp ảnh, xem lại phần tổng kết và lưu.
Nếu có giờ nghỉ, nhân viên nhấn Bắt đầu giải lao. Khi quay lại làm, họ nhấn Kết thúc giải lao. Có thể lặp lại việc này cho từng lần nghỉ trong ngày.
Ảnh Tan ca hiển thị giờ vào ca, giờ tan ca, thời gian nghỉ và thời gian làm thực tế. Thời gian làm đã trừ giờ nghỉ. Con số này được tính tự động, không phải do nhân viên nhập và nhân viên không thể sửa.
Khi gửi ảnh cho quản lý, số giờ vẫn nằm trên ảnh và có thể xem bên ngoài Timemark.
Thời gian trên ảnh lấy từ thời gian mạng, không lấy từ đồng hồ điện thoại. Vị trí lấy từ GPS tại lúc chụp. Thời gian và vị trí được ghi tự động, không thể chỉnh sửa.
Nếu hệ thống phát hiện đồng hồ thiết bị đã bị đổi hoặc vị trí GPS bị làm giả, ảnh sẽ không có Mã ảnh. Quản lý có thể kiểm tra thông tin gốc trên máy chủ trong ứng dụng hoặc tại verify.timemark.com.
Timemark không chặn việc chấm công. Nếu vị trí bị làm giả, nhân viên vẫn có thể chụp ảnh. Nhưng ảnh không có Mã ảnh, còn địa chỉ vẫn được in trên ảnh để quản lý xem.
Dữ liệu của đội được đồng bộ vào Teamspace. Quản lý xem được ai đã chấm công hôm nay, giờ vào ca, giờ tan ca, giờ nghỉ và tổng giờ của từng người theo ngày hoặc tuần.
Có thể lọc theo thành viên, khoảng ngày và xuất thành tệp Excel .xlsx. Nhờ vậy, bảng chấm công không phải nhập lại từng ca trước khi tính lương.
Chọn cách nào cho đội của bạn
Hãy trả lời đúng ba câu dưới đây trước khi xem từng loại máy hoặc từng ứng dụng chấm công.
1. Có ai làm việc ngoài một địa điểm cố định không?
Nếu mọi người đều đến cùng một xưởng hoặc cửa hàng, máy đang có vẫn có thể đáp ứng tốt. Nếu một phần đội thường xuyên ra công trình, giao hàng hoặc sửa chữa, ứng dụng chấm công trên điện thoại phù hợp hơn.
Giấy hoặc Excel chỉ nên giữ khi số ca ít và có người kiểm tra thường xuyên.
2. Mỗi địa điểm có cần một thiết bị riêng không?
Nếu chỉ có một địa điểm, một máy có thể đủ. Nếu có nhiều công trình hoặc điểm tuần tra, việc đặt máy ở từng nơi làm tăng phần thiết bị phải lắp và quản lý.
App chấm công dùng điện thoại sẵn có của nhân viên nên không cần lắp máy tại từng điểm.
3. Có cần xuất giờ để tính lương không?
Nếu chỉ cần biết ai có mặt, giấy hoặc máy đơn giản có thể đủ. Nếu cần lọc giờ theo người và khoảng ngày, hãy kiểm tra phần mềm chấm công có xuất được tệp phù hợp hay không.
Với Timemark, dữ liệu trong Teamspace có thể xuất thành tệp Excel .xlsx.
Câu hỏi thường gặp
Không có sóng thì nhân viên có chấm công được không?
Có. Ảnh và bản ghi thời gian được lưu trên điện thoại. Nhân viên vẫn xem được trong Bảng chấm công. Dữ liệu sẽ tải lên Teamspace khi điện thoại có mạng lại.
Nhân viên có thể chấm công từ nhà không?
Ứng dụng không chặn việc chụp ảnh. Địa chỉ được in trên ảnh để quản lý kiểm tra. Nếu hệ thống phát hiện vị trí GPS giả, ảnh sẽ không có Mã ảnh.
Tính năng Chấm công có nằm trong gói Free không?
Có. Tính năng Chấm công nằm trong gói Free và không yêu cầu số người dùng tối thiểu.
Một người không có đội có dùng được không?
Có. Một người vẫn có thể dùng Bảng chấm công để xem và xuất giờ làm của mình mà không cần tạo đội.
Bước tiếp theo
Nếu đội của bạn làm ở nhiều nơi và cần ảnh để kiểm tra từng ca, có thể xem thêm cách dùng chấm công bằng ảnh có thời gian và vị trí.