Absensi Tim Lapangan untuk Hitung Jam Kerja

Bagi tim lapangan, absensi bukan sekadar mencatat jam masuk dan jam pulang. Karyawan dapat bekerja di proyek, lokasi klien, atau beberapa tempat berbeda dalam satu hari. Karena lokasi kerja berubah-ubah, mesin fingerprint atau mesin absensi di satu kantor sering kali tidak praktis.

Masalahnya juga bukan hanya lokasi. Pekerjaan lapangan biasanya berlangsung dalam beberapa bagian: mulai bekerja, istirahat, kembali bekerja, lalu selesai. Jika perusahaan hanya mencatat jam masuk dan jam pulang, perhitungan jam kerja bisa menjadi tidak akurat dan rekap di akhir bulan memakan waktu.

Timemark membantu tim lapangan mencatat seluruh alur tersebut langsung dari lokasi kerja.

Untuk absen saat kerja dari rumah atau WFH, lihat cara absen WFH dengan foto, waktu, dan lokasi. Untuk absen saat belajar jarak jauh atau PJJ, lihat cara foto timestamp untuk absen.

Mengapa absensi biasa tidak cukup untuk tim lapangan?

Mesin absensi tetap cocok untuk kantor atau pabrik dengan satu titik masuk. Namun, tim konstruksi, teknisi, instalasi, kebersihan, pemeliharaan, dan layanan lapangan bekerja dengan pola yang berbeda.

Memasang mesin absensi di setiap proyek atau lokasi klien tidak selalu memungkinkan. Sementara itu, absensi melalui WhatsApp, kertas, atau spreadsheet membuat data tersebar dan harus direkap secara manual.

Dengan Time Tracking Timemark, karyawan dapat melakukan absensi langsung dari tempat mereka bekerja. Tidak perlu kembali ke kantor dan tidak perlu mengandalkan mesin absensi tetap.

Catat jam masuk, istirahat, dan jam pulang dalam satu alur

Saat tiba di lokasi, karyawan membuka tab Absensi di aplikasi Timemark lalu memilih Absen masuk. Pada saat yang sama, Timemark mengambil foto dan otomatis mengunci waktu serta lokasi GPS.

Ketika waktu istirahat dimulai, karyawan cukup memilih Mulai Istirahat. Setelah kembali bekerja, mereka memilih Akhiri Istirahat. Saat pekerjaan selesai, Absen Pulang menutup catatan kerja hari itu.

Setiap aktivitas ini masuk ke timesheet secara otomatis:

• jam masuk dan jam pulang;
• waktu mulai dan selesai istirahat;
• total jam kerja dan waktu istirahat;
• foto, waktu, dan lokasi GPS dari setiap catatan.

Dengan alur ini, tim tidak perlu lagi menghitung jam kerja dari chat, catatan kertas, atau file Excel yang terpisah. Jam kerja bersih dapat dihitung dari waktu Absen masuk hingga Absen Pulang, setelah dikurangi total waktu istirahat yang tercatat.

Jam kerja tercetak di foto Absen Pulang

Saat pekerja menekan Absen Pulang lalu mengambil foto, ada empat nilai yang tercetak langsung pada foto tersebut: jam Absen masuk, jam Absen Pulang, total istirahat, dan total jam kerja.

Total jam kerja sudah dikurangi waktu istirahat. Timemark menghitungnya otomatis, sehingga angka jam kerja tidak dapat diubah dengan tangan.

Karena angkanya ada di foto absen, bukti ini tetap bisa dibaca saat foto dikirim melalui chat atau keluar dari aplikasi. Foto tidak hanya menjadi bukti wajah atau tempat, tetapi juga bukti waktu kerja hari itu.

Setiap foto absensi juga memiliki tanda air berisi tanggal, waktu, alamat lengkap, dan peta kecil. Dengan begitu, foto ini menunjukkan kapan dan di mana pekerja mengambilnya.

Foto dan GPS membuat absensi lebih jelas

Untuk tim yang bekerja di banyak lokasi, waktu saja tidak selalu cukup. Manajer juga perlu memahami dari mana catatan absensi dibuat.

Setiap Absen masuk dan Absen Pulang di Timemark menyertakan foto, waktu, dan GPS yang dicatat saat itu juga. Artinya, catatan tidak hanya menunjukkan bahwa seseorang melakukan absen, tetapi juga menghubungkannya dengan kondisi di lokasi kerja.

Fitur foto lapangan terverifikasi Timemark juga dapat digunakan saat tim perlu mendokumentasikan pekerjaan. Foto dapat menyertakan waktu, lokasi GPS, dan catatan lapangan, sehingga informasi penting tidak terpisah dari bukti visualnya.

Cara memeriksa foto absensi yang asli

Waktu pada foto berasal dari waktu jaringan, bukan dari jam di ponsel. Mengubah jam ponsel tidak akan mengubah waktu yang tercetak pada foto absensi.

Setiap foto memiliki Kode Foto di dalam tanda air. Kode ini dapat diperiksa oleh siapa saja di verify.timemark.com atau di aplikasi Timemark untuk melihat waktu dan lokasi asli yang tercatat di server.

Jika Timemark mendeteksi jam perangkat yang diubah, lokasi GPS palsu atau mock, atau aplikasi Android yang dimodifikasi, foto tersebut tidak mendapat Kode Foto. Karena itu, foto tersebut tidak dapat lolos pemeriksaan.

Foto Absensi harus diambil dari dalam aplikasi, bukan dipilih dari galeri ponsel. Seorang pekerja tidak dapat memilih foto pekerja lain dari galeri untuk dijadikan foto absensinya.

Lihat absensi seluruh tim di Teamspace

Setelah karyawan melakukan Absen masuk, Absen Pulang, atau mencatat istirahat, data akan tersinkron ke Teamspace.

Manajer dapat melihat siapa yang sudah mulai bekerja serta meninjau foto absensi dan jam kerja tiap anggota tim berdasarkan hari. Tidak perlu meminta screenshot satu per satu atau menunggu rekap manual dari lapangan.

Pada tampilan Sheet, catatan Absen masuk, Absen Pulang, istirahat, dan total jam kerja tersusun dalam satu tabel. Timesheet juga dapat diekspor ke file .xlsx untuk payroll, penagihan klien, atau arsip internal.

Tetap mencatat saat sinyal lemah

Lokasi proyek, ruang bawah tanah, gudang, atau area terpencil tidak selalu memiliki sinyal yang stabil. Timemark tetap dapat digunakan untuk mencatat foto dan absensi di lapangan. Saat koneksi kembali tersedia, data akan tersinkron ke Teamspace.

Absensi yang mengikuti cara kerja tim lapangan

Tim lapangan tidak bekerja di satu meja atau satu pintu masuk. Mereka bekerja di lokasi yang berubah, dengan jam kerja dan waktu istirahat yang berbeda-beda.

Timemark membantu perusahaan mencatat absensi masuk, istirahat, dan pulang dengan foto serta GPS; kemudian menyusunnya menjadi timesheet yang siap ditinjau. Untuk tim yang ingin menghitung jam kerja dengan lebih rapi tanpa bergantung pada mesin absensi tetap, mulai gunakan Timemark dan lihat seluruh catatan tim dalam satu tempat.