Cara Cek Foto Lama dari Karyawan dan Mencegahnya
Elvis
Jika Anda menerima foto lewat WhatsApp, periksa data file, isi foto, riwayat kiriman, dan minta foto baru sebagai pembanding. Untuk mencegah foto lama masuk sebagai bukti kerja, gunakan Timemark dan atur agar anggota wajib mengambil foto langsung di aplikasi.
Cara cek foto yang sudah diterima
Foto yang sudah dikirim tidak selalu bisa dipastikan tanggal pengambilannya. Pemeriksaan berikut dapat membantu Anda menemukan alasan untuk bertanya lebih lanjut.
- Minta foto dikirim sebagai dokumen
Yang dapat terlihat: Data file mungkin memuat tanggal pembuatan, perubahan, atau lokasi
Yang tidak dapat dipastikan: Data file dapat hilang, berubah, atau tidak sesuai waktu foto diambil - Periksa rincian foto
Yang dapat terlihat: Tanggal, waktu, ukuran file, dan kadang lokasi
Yang tidak dapat dipastikan: Data file bukan bukti tunggal - Bandingkan dengan kondisi pekerjaan
Yang dapat terlihat: Cuaca, cahaya, progres, seragam, alat, atau benda sekitar
Yang tidak dapat dipastikan: Kondisi serupa dapat terjadi pada hari lain - Cari di riwayat kiriman
Yang dapat terlihat: Apakah gambar yang sama pernah dikirim
Yang tidak dapat dipastikan: Foto lama yang belum pernah dikirim sulit dikenali - Gunakan Google Lens
Yang dapat terlihat: Apakah gambar pernah muncul di internet
Yang tidak dapat dipastikan: Tidak semua gambar dari internet ditemukan - Minta foto baru saat itu juga
Yang dapat terlihat: Kondisi terbaru di lokasi
Yang tidak dapat dipastikan: Foto baru tidak membuktikan foto sebelumnya benar atau salah
Minta file sebagai dokumen
WhatsApp biasanya menghapus data foto ketika gambar dikirim sebagai foto biasa. Karena itu, minta karyawan mengirim file sebagai dokumen bila Anda perlu memeriksa rincian file. Lihat tanggal pembuatan, tanggal perubahan, dan lokasi bila tersedia.
Data ini hanya petunjuk awal. File dapat disalin, melalui beberapa aplikasi, atau kehilangan data. Jam perangkat juga dapat diubah.
Cocokkan isi foto dengan pekerjaan
Perhatikan apakah isi foto masuk akal untuk pekerjaan pada hari tersebut. Bandingkan cuaca, arah cahaya, kondisi tanah, tahapan pekerjaan, bahan yang sudah digunakan, seragam, kendaraan, serta benda yang seharusnya sudah berpindah.
Misalnya, pekerjaan seharusnya sudah masuk tahap akhir, tetapi foto menunjukkan tahap awal. Hal itu perlu ditanyakan, bukan bukti bahwa karyawan melakukan kesalahan. Periksa juga grup, percakapan pribadi, dan laporan sebelumnya untuk mencari gambar yang sama.
Google Lens dapat membantu bila Anda menduga gambar berasal dari internet. Jika tidak ada hasil, itu bukan berarti foto pasti baru.
Anda juga dapat meminta foto baru saat itu juga. Minta pekerja memotret area kerja dengan catatan tangan berisi tanggal hari ini, nama proyek, atau instruksi baru. Pilih informasi yang tidak mungkin sudah ada pada foto lama.
Pemeriksaan ini bukan bukti tunggal
Setiap cara di atas memiliki batas. Tanggal file dapat berubah, kondisi lokasi dapat mirip, dan gambar di internet mungkin tidak ditemukan. Sebelum menyimpulkan, tanyakan kepada karyawan dengan jelas dan minta konteksnya.
Foto mungkin terlambat dikirim karena sinyal lemah, diambil pada waktu berbeda, atau salah dipilih. Jika masalah berulang, ubah proses bukti kerja agar tidak hanya bergantung pada foto dari WhatsApp.
Cara mencegah foto lama dengan Timemark
Timemark mengambil foto di dalam aplikasi dan mencetak waktu, alamat, koordinat GPS, serta catatan bila digunakan, pada saat foto diambil. Timemark tidak dapat menambahkan capnya ke foto lama. Foto dari kamera lain yang diunggah tidak akan mendapat cap Timemark atau Kode Foto.
Waktu foto berasal dari jaringan. Jika jam ponsel diubah, Timemark mendeteksi dan memperbaiki waktu agar foto menampilkan waktu sebenarnya. Jika terdeteksi fake GPS, alamat pada foto akan menampilkan “Lokasi virtual terdeteksi”. Baca panduan tentang fake GPS pada absen foto.
Untuk membatasi cara foto masuk ke Teamspace, buka pengaturan Teamspace dan pilih Sumber Foto & Unggah. Pilih Wajib ambil foto di Timemark. Artinya, unggah manual dilarang dan anggota hanya dapat mengambil foto langsung di aplikasi.
Pengaturan ini dapat diubah oleh Pemilik Tim atau peran yang memiliki izin Kelola tim. Pengaturan tersedia pada Free dan Business plan, serta berlaku untuk semua anggota, termasuk Pemilik Tim.
Dengan Wajib ambil foto di Timemark, unggahan palsu melalui Teamspace dapat dicegah sepenuhnya karena tidak ada file yang dapat diunggah manual. Namun, pengaturan ini hanya mengatur foto yang masuk ke Teamspace. Timemark tidak dapat mengatur foto yang dikirim lewat WhatsApp, pesan singkat, atau email di luar Teamspace.
Unduh aplikasi melalui halaman unduhan Timemark, lalu uji aturan ini pada satu proyek sebelum menerapkannya ke seluruh tim.
Cara memeriksa foto Timemark dengan Kode Foto
Foto Timemark dapat memiliki Kode Foto 14 karakter yang tercetak pada gambar. Kode ini menghubungkan foto dengan catatan waktu, lokasi, dan ciri gambar yang tersimpan saat pengambilan foto.
Untuk memeriksa foto, buka halaman verifikasi Timemark dan unggah foto yang menampilkan Kode Foto. Anda juga dapat memakai Verifikasi Foto di bagian atas aplikasi Timemark. Hasilnya dapat menunjukkan Asli, Palsu, Tidak dapat diverifikasi, atau Tidak ditemukan.
Hasil Asli berarti foto diambil dengan Timemark pada waktu dan tempat yang tercatat, serta gambar sesuai dengan catatannya. Asli tidak berarti foto diambil hari ini. Foto Timemark lama tetap dapat memperoleh hasil Asli. Selalu bandingkan tanggal tercetak pada foto dengan tanggal pekerjaan seharusnya dilakukan.
Penjelasan lebih lengkap tersedia di halaman Verifikasi Foto.
Hal yang tetap tidak dapat ditangkap
Timemark tidak dapat membuktikan bahwa kejadian dalam foto benar-benar terjadi. Seseorang masih dapat menata adegan atau memotret layar lain. Foto juga tidak dapat diperiksa bila Kode Foto dimatikan, terpotong, atau tertutup.
Untuk pekerjaan penting, gunakan daftar periksa wajib, foto sebelum dan sesudah pekerjaan, serta kolom proyek dan nomor pekerjaan. Supervisor juga perlu meninjau foto secara berkala. Bila ada keraguan, minta foto baru dari sudut berbeda dan minta penjelasan.
Kapan Timemark tidak cocok
Timemark cocok untuk mencatat bukti foto dan absensi berbasis foto di lapangan. Timemark mencatat, bukan memblokir. Timemark tidak memblokir absen masuk di luar lokasi proyek. Alamat proyek hanya berfungsi sebagai pengingat.
Jika perusahaan membutuhkan sistem HR lengkap, penggajian, aturan upah, jadwal kerja, atau sistem yang memblokir absensi di luar lokasi tertentu, Anda memerlukan sistem lain yang menyediakan fungsi tersebut. Timemark tidak menjalankan penggajian, tidak membuat jadwal kerja, dan tidak mengenali wajah secara otomatis.
Contoh aturan tertulis untuk tim
Bukti pekerjaan wajib diambil saat pekerjaan berlangsung melalui Timemark. Foto dari galeri, foto lama, dan foto yang dikirim hanya melalui WhatsApp tidak digunakan sebagai bukti utama. Setiap foto wajib menunjukkan kondisi pekerjaan dan proyek yang benar, serta diambil pada hari pekerjaan dilakukan. Jika ada ketidaksesuaian, supervisor akan meminta penjelasan dan foto baru.
FAQ
Bagaimana cara mengetahui foto lama atau baru?
Periksa rincian file, isi foto, riwayat kiriman, dan minta foto baru dengan catatan tanggal hari ini. Semua cara tersebut adalah petunjuk, bukan bukti tunggal.
Apakah tanggal di foto bisa dipalsukan?
Bisa. Tanggal tercetak atau data file tidak cukup sebagai bukti sendiri. Alat online dapat mencetak tanggal apa pun pada gambar. Tanggal seperti itu tidak memiliki Kode Foto dan tidak dapat diverifikasi.
Bagaimana cara cek foto asli atau palsu?
Untuk foto biasa, periksa file, isi foto, riwayat kiriman, dan sumber gambar. Untuk foto Timemark dengan Kode Foto, unggah ke halaman verifikasi. Tetap bandingkan tanggal foto dengan tanggal pekerjaan.
Apakah foto dari galeri bisa dikirim lewat Timemark?
Tergantung pengaturan Sumber Foto & Unggah. Semua sumber mengizinkan foto atau video dari galeri. Hanya foto Timemark hanya mengizinkan foto yang diambil dengan Timemark, termasuk foto Timemark lama. Wajib ambil foto di Timemark mematikan unggahan manual.
Berapa biaya untuk tim?
Pengaturan Sumber Foto & Unggah tersedia pada Free dan Business plan. Tim yang memakai Teamspace setiap hari memerlukan Business plan. Free Teamspace dibatasi hingga 100 foto dan 3 proyek.